Définition : Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.) Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient Prérequis réglementaires pour exercer le métier : Connaissance des règles d'application du secret professionnel Connaissance de la bureautique Connaissance de l'environnement médical Connaissance des règles de travail et principes appliquées dans un établissement de la FPH Activités - Accueil physique et téléphonique des patients, des familles - Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité - Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...) - Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) - Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents - Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) - Tenue à jour du dossier patient - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance Savoir-Faire - Respecter le secret professionnel - Respecter la hiérarchie ainsi que les règles de fonctionnement en vigueur dans l'établissement - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétences - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Connaissances requises Description Niveau de connaissance Bureautique Connaissances opérationnelles Codage des actes Connaissances opérationnelles Communication Connaissances opérationnelles Droit des usagers du système de santé Connaissances opérationnelles Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles Réglementation des archives Connaissances générales Secrétariat Connaissances approfondies Vocabulaire médical Connaissances approfondies Informations complémentaires Relations professionnelles les plus fréquentes : Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires Service des Archives Nature et niveau de formation pour exercer le métier : Diplôme de secrétaire médicale. Présentation du service de cardiologie : Effectif médical de 19 cardiologues (12 cardiologues hospitaliers et 10 cardiologues), interne et FFI. Activité de consultations externes et consultations interservices. Plateau technique non invasif (échographie de stress, échographie d'effort, épreuve d'effort, tilt test, ETO..) Environnement professionnel : Poste à temps plein Amplitude de roulement 8h10-17h30 Effectif AMA du secrétariat : 4 agents Encadrement de proximité : AMA référente du pôle vasculaire Encadre