Prérequis règlementaires : - Bac +2 en secrétariat et gestion administrative Les missions : - Assurer la prise de rendez-vous et la gestion de l'agenda de direction - Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques - Traiter les courriers, dossiers et documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage) - Gestion du secrétariat des instances de l'établissement - Préparer et assister aux réunions et différentes instances et assurer la rédaction des comptes rendus et délibérations - Assurer la communication interne et externe - Relayer si nécessaire les dysfonctionnements ou toutes actions nuisibles au bon fonctionnement de l'établissement - Tenir le registre des plaintes et réclamations et relayer les informations à la qualiticienne Savoir-faire : - Assurer la gestion de l'agenda partagé de la directrice sur les 3 établissements - Assurer l'accueil téléphonique de la directrice et savoir gérer les situations - Gérer les instances : préparation, prise de note et élaboration des comptes rendus (CA, CSE et CVS et dialogue social) - Assurer un lien entre les familles/la direction et les professionnels - Rédiger les courriers et les notes d'information dans son domaine de compétence - Gérer les plaintes et les demandes d'accès au dossier - Identifier les informations communicables aux interlocuteurs en respectant le secret professionnel - Utiliser les outils bureautiques de communication - Assurer la communication des 3 établissement : évènements, création de documents, Linestie. - Superviser la facturation des hébergés Conditions de travail : - Du lundi au vendredi - Poste sur l'ensemble des 3 établissements