La résidence Seniors, Les Jardins d'Arcadie située à Rochefort recherche un(e) chargé(e) d'accueil pour des CDD de remplacement (dates et durée à définir avec l'employeur), à temps plein. Vos missions : L'accueil et le suivi : - Accueil des résidents, des familles, des fournisseurs, partenaires et visiteurs ; - Répondre aux appels entrants, prendre des messages et fixer des rendez-vous ; - Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement du courrier et la gestion des messages électroniques ; - Assurer l'accueil physique et téléphonique. L'administratif : - Tenir des tableaux de suivi de la restauration, de la coiffure, de la blanchisserie le cas échéant etc. ; - Réaliser la facturation ; - Gestion des commandes administratives ; - Etablir les remises de chèques en banque et le suivi des encaissements ; - Préparer les dossiers administratifs des résidents ; - Commander le matériel de bureau nécessaire ; - Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs (factures GED). Répondre aux besoins des résidents : - Renseigner les prospects et les résidents en demande d'information sur l'hébergement et les prestations de service à la personne ; - Répondre aux demandes de conciergerie ; - Veiller à mettre à jour régulièrement l'affiche en résidence (animation, menus.) ; Savoirs : - Pack Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ; - Les outils digitaux de communication (WhatsApp, Slack, domotique, application JDA...) ; - La démarche commerciale et le plan d'actions ; - Les règles d'hygiène et de sécurité, le protocole 24h/24h ; - Les fondamentaux de la bientraitance ; - Les règles d'éthique liées à son activité (Charte éthique, engagement éthique, Charte de la personne âgée accueillie). Savoir-être : - Organisation ; - Rigueur et sérieux ; - Ponctualité et adaptabilité ; - Autonomie et sang-froid ; - Disponibilité et patience ; - Ecoute ; - Respect du secret professionnel.