Missions générales : Assister le directeur des soins de l'hôpital Paul Brousse dans l'organisation quotidienne du travail Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Missions spécifiques : Accueil du public, ainsi que du personnel soignant de l'hôpital Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes Gestion de l'agenda du Directeur des Soins Organisation des rendez-vous, planification des réunions de direction, de service (DMU, encadrement, groupe de travail) Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins Réception des appels téléphoniques Gestion du courrier Constitution de dossiers, suivi administratifs des dossiers de recrutement Classement et archivages de documents et dossiers numérisés et papier Frappe du courrier, de compte-rendu divers, de notes, etc. Elaboration de supports de communication, mettre en forme et valoriser des supports écrits Réservation de salles et installation du matériel nécessaire, prise en charge des aspects logistiques pour l'organisation des réunions de la DSAP site ou GHU. Contribution à l'organisation de prestations d'accueil pour des publics hospitaliers (encadrement, étudiants, personnels médicaux et paramédicaux, etc) Particularités du poste : Gestion des stocks de fournitures de bureau Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site Mise en œuvre de la gestion documentaire Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS ( Equipe des Moyens de suppléance de la DSAP) Conception de supports de communication de la direction des soins AVANTAGES Horaires fixes HORAIRES DE TRAVAIL Horaires : 9h-16h30 (7h30/jour) Quotité de temps : 37h30 COMPÉTENCES REQUISES Connaissances particulières : Bonne connaissance en orthographe et français Formation à l'accueil et secrétariat Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc Qualités professionnelles requises : Sens des relations humaines Discrétion Secret professionnel Sens des responsabilités Sens de l'organisation Capacité à prendre des initiatives Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence Créativité Rigueur Dynamisme Disponibilité PRÉ-REQUIS Formations et/ou qualifications requises : Maîtrise des outils informatiques Savoir gérer un agenda Classer des documents Prendre des notes, mettre en forme des documents Faire des synthèses Préparer des dossiers EXPÉRIENCE REQUISE Expérience de secrétariat de direction ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ Travail sur écran MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES Adaptation du poste de travail SURVEILLANCE MÉDICALE Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.