Assistant(e) du Secrétariat Général/ Secrétaire Général Adjoint (H/F)

Assistant(e) du Secrétariat Général/ Secrétaire Général Adjoint (H/F) 90 - BELFORT

Offre n° 211HXCD
Assistant(e) du Secrétariat Général/ Secrétaire Général Adjoint (H/F)

90 - BELFORT - Localiser avec Mappy

Actualisé le 17 juillet 2026

Vos activités principales : Secrétariat particulier du Secrétaire général et Secrétaire général adjoint : - Gestion de l'agenda du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint et par extension des membres du corps préfectoral en lien avec les secrétaires dédiées. - Filtrage des communications (gestion des appels téléphoniques) et accueil des visiteurs. - Suivi du courrier réservé. - Réception et redistribution de parapheurs et de documents à destination ou en sortie des membres du corps préfectoral. - Constitution et suivi de dossiers. - Transmission des commandes aux différents services. - Mise en place et suivi des réunions, des déplacements des membres du corps préfectoral. - Rédaction, frappe des courriers internes ou des services de l'État. - Mise à jour diverses (annuaire du corps préfectoral, liste protocolaire). - Tâches diverses (frappe de menus, établissement des plans de tables, préparatifs pour les réceptions, cartons d'invitation, statistiques relatives aux réceptions.) - Appui logistique des membres du corps préfectoral. - Suppléance au sein du pôle secrétariat des membres du corps préfectoral. - Exercice des mêmes missions pour les autres membres du corps préfectoral en cas d'absence des collègues secrétaires du Préfet et du Directeur de Cabinet.

Type de contrat
CDD - 6 Mois
Contrat travail
Durée du travail
38H30/semaine Travail en journée
Salaire
  • Titres restaurant / Prime de panier
  • Complémentaire santé
  • 1801,74 € brut mensuel minimum / possibilité de revalorisation salariale en fonction de l'expérience

Profil souhaité

Expérience

  • 1 An(s)Cette expérience est indispensable

Formations

  • Bac+2 ou équivalents
  • Bac ou équivalent Cette formation est indispensable

Compétences

  • Planification des tâches et gestion des prioritésCette compétence est indispensable
  • Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
  • Assurer la confidentialité des échanges et informations
  • Assurer la coordination des voyages d'affaires
  • Bureautique et outils collaboratifs
  • Classer des documents
  • Gestion des réservations de salles de réunion
  • Gestion des urgences et des imprévus
  • Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
  • Maintenir à jour les dossiers administratifs
  • Modalités d'accueil
  • Planifier et organiser des réunions
  • Préparer les dossiers pour les réunions de direction
  • Relayer de l'information
  • Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
  • Rédiger un compte rendu de réunion
  • Techniques de filtrage d'appels
  • Techniques de gestion administrative
  • Tenir à jour des agendas personnels et partagés
  • Utiliser les outils numériques
  • Utiliser une messagerie sécurisée
  • Suppléance au sein du pôle secrétariat

Savoir-être professionnels

  • Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
  • Faire preuve de rigueur et de précision
  • Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

  • Qualification : Employé qualifié
  • Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

PREFECTURE DE DEPARTEMENT TERRITOIRE DE

100 à 199 salariés

Site internet
https://www.territoire-de-belfort.gouv.fr/

Le Préfet est le représentant de l'État. En poste dans les départements, responsables de la mise en Suvre sur le territoire de l'ensemble des politiques définies par le Gouvernement, les préfets sont des acteurs de terrain, en prise directe avec les préoccupations quotidiennes des citoyens.

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