Responsabilités principales : Support événementiel - Assurer des opérations conformes aux standards du EMEA M&E Services playbook - Coordonner les événements sur site - Préparer les espaces de réunion/événements (mobilier, restauration, fournitures de bureau) - Réapprovisionner les salles de réunion selon les besoins (boissons, débarrasser la vaisselle) - Vérifier tous les espaces avant les événements - Vérifier l'exactitude des livraisons et intervenir si nécessaire - Accompagner les fournisseurs d'événements (restauration, technique, décoration) - Installer la signalétique sur les panneaux d'affichage Administration et planification d'événements - S'assurer que toutes les demandes de réunions et d'événements reçoivent une réponse dans les délais - Servir de point de contact principal pour les organisateurs d'événements et les fournisseurs pendant la planification - Organiser les réunions nécessaires à la planification et fournir les informations aux organisateurs d'événements - Soutenir l'administration, l'organisation et la planification des réunions - Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des devis et garantir que les interventions se déroulent comme prévu - Effectuer des audits réguliers de contrôle des stocks (mobilier, équipement, ustensiles) - Passer les commandes et suivre les livraisons en temps opportun Conformité et sécurité - Respecter les réglementations en matière de santé, sécurité et sûreté pour chaque événement - Exécuter les procédures d'évacuation incendie/urgence du bâtiment - Remonter les problèmes et défis au coordinateur senior en temps opportun Opérations quotidiennes - Participer aux réunions quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles et aux points avec les parties prenantes des opérations (service de nettoyage, services de réunion) - Communiquer quotidiennement avec l'équipe REWS Hospitality & Events - Suggérer des améliorations pour l'expérience client - Adopter une approche flexible concernant les horaires de travail variables selon les besoins de l'entreprise - Effectuer des tâches ponctuelles pour répondre aux besoins de l'entreprise Compétences et expérience : - Bac +3 (Bachelor of International Business...) - 3 à 4 ans d'expérience en coordination d'événements dans les secteurs du luxe, de l'hôtellerie (incluant la gestion de réunions et d'opérations hôtelières) et en entreprise (corporate). - Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral). La maîtrise d'une autre langue est un plus (arabe). - Solides compétences en planification et coordination avec capacité à gérer plusieurs événements et relations avec les fournisseurs simultanément - Connaissance des réglementations en matière de santé et sécurité et des normes de conformité événementielle - Maîtrise des systèmes de réservation et des outils de gestion opérationnelle - Excellentes capacités de résolution de problèmes avec aptitude à travailler sous pression - Flexible et adaptable avec une approche pratique de la préparation et de la réalisation d'événements