La Coopérative d'Initiative Jeunes Entrepreneur.e.s est une couveuse / Coopérative d'Activités et d'Emploi dédiée à l'accompagnement de personnes ayant un projet de création, reprise d'entreprise, et d'entrepreneurs en activité. La Coopérative d'Initiative Jeunes Entrepreneur.e.s est également organisme de formation/ CFA. La Coopérative recherche un(e) Assistant administratif / Assistante administrative. L'Assistant administratif / Assistante administrative assure le bon fonctionnement administratif de la structure. Il prend en charge le suivi des dossiers, la gestion documentaire, l'accueil des interlocuteurs et participe à l'organisation des activités afin de garantir un service efficace et de qualité. VOS MISSIONS 1. Facturation - Établir les devis, factures et avoirs. - Contrôler les éléments de facturation avant émission. - Assurer le suivi des règlements et des relances. - Mettre à jour les tableaux de suivi de la facturation. 2. Validation des notes de frais - Contrôler les notes de frais transmises - Vérifier la conformité des justificatifs et le respect de la politique de remboursement. - Valider les demandes ou les transmettre pour validation hiérarchique. 3. Préparation et suivi des dossiers - Constituer les dossiers administratifs et vérifier leur complétude. - Contrôler la conformité des pièces justificatives. - Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur validation ou leur clôture. 4. Suivi qualité - Veiller à l'application des procédures qualité de la structure. - Contrôler la conformité documentaire des dossiers. - Participer à la préparation des audits et contrôles. - Mettre à jour les indicateurs qualité et les tableaux de bord. - Participer à la mise en œuvre des plans d'actions d'amélioration continue. 5. Gestion administrative courante - Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriels. - Rédiger les courriers et documents administratifs. - Classer et archiver les dossiers. - Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi. - Apporter un appui administratif aux différents services.6. Appui aux équipes - Assister les différents services dans leurs tâches administratives. - Participer à la préparation des reportings. - Réaliser diverses tâches administratives selon les besoins de la structure. La politique de l'entreprise est d'inscrire le contrat dans la durée.