Nous sommes à la recherche de notre Assistant / Assistante administration des ventes pour un remplacement longue durée. Dès que possible, jusqu'au 31 Janvier 2027. Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30 - vendredi 16h30. MISSIONS PRINCIPALES : Relations avec les commerciaux et les clients : Réaliser des devis simples (avec référence des codes articles, noms des articles, validation par le commercial pour les accessoires) Effectuer des devis avec application de la politique commerciale en vigueur Gestion des commandes : Vérifier la bonne application tarifaire de la politique commerciale en vigueur, les informations de facturation, et renseigner les délais de livraison. En cas de problème, échanger avec les commerciaux et/ou les clients pour corriger les écarts empêchant la validation de la commande Dans le cas de pièces sous garantie, rechercher les informations de garantie sur la plateforme et faire valider par le SAV avant de lancer la commande Enregistrer les commandes transférer par les commerciaux Enregistrer les commandes envoyés par les clients Enregistrer des commandes de pièces sous garanties à la demande du SAV Renseigner le mode de transport choisi en fonction de la commande. En cas d'affrêtement, choisir la compagnie de transport en application de la grille tarifaire ou de spécificités client par chronopost (30kg), messagerie, affrètement) En cas de problème sur les délais de livraison, informer le client Envoyer le colisage du logisticien et les données de livraison au transporteur pour enlèvement Débloquer les commandes dès feu vert du service comptable (selon encours) Vérifier les bons de livraisons : si les produits ont été enlevés par les transporteurs Réaliser le suivi des commandes à partir des informations présentes dans l'ERP Traiter les réclamations client (facturation et logistique/transport) En cas de litige transport, rechercher les informations (réception avec réserves, photos) et identifier la cause du litige (casse transport, erreur de préparation, perte). Décider en fonction des éléments du renvoi ou non à titre gratuit et de l'ouverture d'un dossier litige auprès du transporteur. Gestion de la facturation et des avoirs : Vérifier les livraisons (bons de livraison) Réaliser la facturation 2 fois par semaine Réaliser des avoirs simples sur les pièces détachées Gestion du téléphone : Gérer les contacts entrants Orienter vers les services concernés Gestion des transporteurs : Gestion des pièces détachées : Réaliser des devis simples sur les pièces détachées Déterminer les pièces détachées sur une vue éclatée (par mail) Réaliser le retour des pièces détachées : fiches retour Réaliser le retour de produits finis Gestion des réapprovisionnements : Réaliser les réapprovisionnements en l'absence de le/la Responsable ADV. COMPETENCES: Connaissance du secteur d'activité : Maîtriser les spécificités de l'activité de distribution et d'installation des pompes à chaleur, des produits NIBE, des prestations de services de l'entreprise Organisation de l'activité administration commerciale : Maîtriser la politique commerciale, les conditions générales de vente et les conditions de garantie Connaître les Incoterms (conditions de transport international) Connaître les règles d'import / export Maîtriser les techniques de relation commerciale Réaliser la gestion administrative d'une commande Elaborer des propositions commerciales Réaliser des reportings Relation clients : Développer et entretenir des relations client de confiance. Suivre le traitement d'une commande Gérer les clients difficiles Résoudre les problèmes de suivi de commandes Bureautique : Maîtriser les outils numériques et logiciels bureautiques Maitriser les logiciels spécialisés SAVOIR ÊTRE: Rigueur Résistance à la pression Gestion des priorités Sens relationnel Travail en équipe