Un rôle central au cœur de l'organisation ! Notre client, une organisation professionnelle à taille humaine, recherche son/sa futur(e) Office Manager / Assistant(e) de Direction Véritable chef d'orchestre du quotidien, vous accompagnez la Direction Générale, les Directeurs de pôle ainsi que la Présidence et assurez, plus largement, un rôle de support auprès d'une trentaine de collaborateurs Votre mission : faciliter le fonctionnement de l'organisation, anticiper les besoins et permettre à chacun de travailler efficacement Ce poste s'adresse à une personne expérimentée, autonome et discrète, dotée d'un véritable sens du service et qui aime être au centre de l'organisation Missions Assister la Direction et la Présidence Interlocuteur(trice) privilégié(e) de la Direction Générale, des Directeurs de pôle et du Président, vous assurez notamment : La gestion et la coordination des agendas L'organisation des réunions, rendez-vous et déplacements La préparation et le suivi de certains dossiers La gestion des appels, courriers et prises de rendez-vous L'organisation des déplacements professionnels : transports, hôtels, logistique. Participer à la vie et à la gouvernance de l'organisation Vous assurez le bon déroulement administratif et logistique des différentes instances : Planification et organisation des réunions statutaires Préparation et envoi des invitations dans le respect des échéances Préparation des réunions et rédaction des procès-verbaux Suivi administratif des membres et administrateurs Suivi des désignations Gestion des appels de cotisations et appels de fonds, en lien avec la comptabilité Être le point d'appui des équipes Au quotidien, vous êtes la personne facilitatrice vers laquelle les collaborateurs peuvent se tourner pour les sujets administratifs et organisationnels. Vous intervenez notamment sur : L'accueil physique et téléphonique La gestion et le suivi du courrier La rédaction et la mise en forme de documents La tenue et la mise à jour des bases de données et fichiers de l'organisation Le classement et l'archivage L'organisation d'événements internes et externes Veiller au bon fonctionnement des bureaux Vous prenez en charge les services généraux et assurez la coordination des différents prestataires : Suivi des contrats liés aux bureaux : locaux, maintenance, ménage, sécurité, copieurs. Gestion des fournitures et des commandes Suivi du matériel et des équipements Tenue et suivi des engagements fournisseurs et prestataires Coordination des différents intervenants Accompagner l'administration du personnel En lien avec la Direction et les partenaires concernés, vous assurez également le suivi administratif RH : Organisation de l'onboarding des nouveaux collaborateurs Préparation du matériel et des accès Suivi des congés, absences et éléments variables de paie Suivi des notes de frais Suivi de la mutuelle, de la prévoyance et de la médecine du travail Mise à jour des documents administratifs obligatoires Organisation des déplacements et événements internes Profil Bac +2 minimum validé, type BTS Assistant de Direction / SAM ou équivalent 5 ans d'expérience minimum en assistanat de direction, Office Management ou fonction support transverse Excellente élocution et parfaite maîtrise de l'orthographe Une expérience au sein d'une structure à taille humaine sera particulièrement appréciée Savoir-être Vous êtes avant tout une personne fiable, avisée et autonome, capable de gérer de nombreux sujets simultanément, d'anticiper les besoins et d'identifier les priorités Votre sens de la confidentialité et de la discrétion est indispensable compte tenu de votre proximité avec la Direction et la Présidence Vous aimez rendre service, trouver des solut