POSTE : RH & Office Manager H/F DESCRIPTION : Notre client est une scale up dans le secteur de l'intelligence artificielle, il recherche un RH & Office Manager F/H. Compte tenu de l'étendue des responsabilités (gestion complète de la paie, onboarding/offboarding, veille juridique, recrutement et structuration des politiques RH), ce poste offre une forte dimension de création et d'optimisation des process dans un contexte de structuration. 1. Paie & Administration du personnel - Interlocuteur principal du cabinet pour l'ensemble de la paie externalisée via MySilae - Gestion directe de la paie (calcul/saisie des éléments variables, préparation des bulletins de salaire) en coordination avec le cabinet - Revue mensuelle de l'ensemble des bulletins de salaire avant validation par le General Manager (accès MySilae Enterprise) - Suivi des anomalies et écarts (ex. : modifications de pass RATP, primes, éléments variables de rémunération) - Gestion des avantages en nature : véhicules de société, titres-restaurant, abonnements transport (Navigo/RATP) - Collecte et transmission au cabinet de l'ensemble des informations nécessaires à chaque clôture mensuelle - Gestion des tableaux de suivi mensuels des conventions de forfait jours cadres - Mise en place et gestion des titres-restaurant (TR) 2. Onboarding - Coordination complète de l'arrivée des nouveaux collaborateurs : collecte des documents (pièce d'identité, RIB, fiche d'informations salarié), transmission au cabinet - Mise en place des accès aux outils (messagerie, Slack, SharePoint, eDocPerso, accès bureaux, badge, etc.) - Création des signatures e-mail - Création et mise à jour du Livret du salarié - Commande du matériel - Remise du Livret du salarié et présentation détaillée à la nouvelle recrue (environ une journée) - Support administratif pendant les premières semaines et gestion des questions de suivi 3. Offboarding - Coordination des départs : solde de tout compte, documents de fin de contrat - Coordination avec le DAF pour le versement du paiement final - Suppression des accès informatiques - Récupération et remise en état du matériel (ordinateur portable, téléphone) - Relation avec le collaborateur sortant concernant la transmission des documents de fin de contrat 4. Livret du salarié (Employee Book) - Construction complète du livret d'accueil (valeurs, outils, politique de télétravail, politique de notes de frais, forfait jours, accès aux bureaux, codes d'entrée) - Mise en forme et diffusion à l'ensemble des collaborateurs - Document vivant : mise à jour à chaque évolution des politiques internes 5. Règlement intérieur, documents RH et politiques internes - Rédaction et mise à jour du règlement intérieur - Création et gestion des 24 tableaux de suivi mensuels du forfait jours (2, PDF modifiables) - Organisation et gestion du Legal Drive (droits d'accès, arborescence des dossiers) - Rédaction et formalisation des politiques internes : notes de frais, informatique/sécurité, télétravail et autres politiques futures - Diffusion et mise à jour de ces politiques dans le Livret du salarié et le Legal Drive 6. Formation & OPCO - Gestion de l'affiliation et des contributions annuelles à OPCO Atlas - Suivi des inscriptions et transmission des documents 7. Questions juridiques & recherche RH - Recherches et analyses ponctuelles sur des sujets RH/juridiques (ex. : conditions de recrutement de stagiaires au regard de la loi du 10 juillet 2014, risques URSSAF, alternatives juridiques) - Veille sur les obligations employeur (avantages en nature, frais professionnels, obligations déclaratives) 8. Opérations générales - Point de contact RH pour l'ensemble des questions des collaborateurs - Recherche d'un prestataire pour la mise en place des titres-restaurant 9. Recrutement & parcours collaborateur - Accompagnement des managers tout au long du processus de recrutement (définition des besoins, diffusion des annonces, présélection des candidatures, coordination des entretiens) - Suivi du parcours collaborateur : intégration, points de suivi, évolution, mobilité interne - Suivi et pilotage des différents recrutements en cours - Lancement des vérifications de références/antécédents auprès du prestataire externe en charge et suivi des résultats - Coordination avec les conseils juridiques pour la rédaction des contrats de travail 10. Office Management - Gestion quotidienne des locaux (aménagement, propreté, demandes de maintenance, relation avec le propriétaire ou la société de gestion de l'immeuble) - Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires du bureau (ménage, maintenance, café/snacking, plantes, etc.) - Commande et suivi des fournitures et consommables de bureau - Gestion des accès aux bureaux : badges, codes d'entrée, clés, accès visiteurs - Organisation des événements internes (déjeuners d'équipe, séminaires, célébrations, soirée de fin d'année) - Gestion du budget lié aux bureaux et suivi des dépenses (factures fournisseurs...