L'assistante de direction assure le lien entre la direction, les salariés, les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et les différents partenaires de l'entreprise. Missions principales Gestion administrative - Gérer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier ; - Organiser, classer et archiver les documents administratifs ; - Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents internes ; - Préparer les dossiers administratifs demandés par la direction ; - Assurer le suivi des assurances, attestations, contrats et documents réglementaires ; - Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi de l'entreprise ; - Organiser l'agenda, les rendez-vous et les réunions du gérant. Suivi commercial et facturation - Préparer et transmettre les devis selon les informations communiquées par la direction ; - Établir les factures, factures de situation et demandes d'acompte ; - Assurer le suivi des devis signés et des commandes clients ; - Suivre les règlements et signaler les échéances ou retards de paiement ; - Effectuer les relances administratives auprès des clients ; - Classer les factures d'achat et de vente ; - Préparer et transmettre les pièces nécessaires au cabinet comptable. Suivi des chantiers - Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des chantiers ; - Assurer le suivi des bons de commande, devis, avenants et situations de travaux ; - Centraliser les informations transmises par les chefs de chantier ; - Mettre à jour les plannings d'intervention ; - Préparer les documents nécessaires au démarrage et au suivi des travaux ; - Suivre les commandes et les livraisons de matériaux ; - Échanger avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et maîtres d'œuvre ; - Participer à la préparation des dossiers de réception de chantier. Gestion administrative du personnel - Tenir à jour les dossiers administratifs des salariés ; - Préparer les éléments nécessaires à l'établissement des contrats et avenants ; - Centraliser les relevés d'heures, absences, congés, paniers et déplacements ; - Transmettre les variables de paie au cabinet comptable ou à la gestionnaire de paie ; - Suivre les visites médicales, formations, habilitations et autorisations ; - Participer à l'organisation des recrutements et à l'intégration des nouveaux salariés ; - Assurer le suivi des documents liés aux apprentis et aux organismes de formation. Appels d'offres et dossiers professionnels - Rechercher et suivre les consultations et appels d'offres ; - Télécharger et organiser les pièces des dossiers de consultation ; - Préparer les documents administratifs nécessaires aux candidatures ; - Vérifier la présence et la validité des attestations demandées ; - Participer à la mise en forme des mémoires techniques et dossiers de réponse ; - Respecter les dates limites de dépôt et assurer le suivi des candidatures. Compétences recherchées - Excellente maîtrise du français écrit et oral ; - Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook et des outils bureautiques ; - Capacité à rédiger des courriers et documents professionnels ; - Bonne organisation et gestion des priorités ; - Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément ; - Connaissance de la facturation et du suivi administratif ; - Une connaissance du secteur du BTP serait appréciée ; - Une expérience dans le suivi des marchés publics serait un avantage ; - Capacité à travailler de manière autonome et à rendre compte à la direction.