Référence CSP: O049250/212000182 Assistant de direction Dans un contexte de déploiement de la direction, le poste d'assistant de direction implique d'accompagner la Directrice dans ses décisions auprès de tous les services de la direction, en relation avec les collègues en charges de dossiers spécifiques. Par thématique, vos principales missions consisteront à : Gestion administrative et organisationnelle * Assurer la gestion de l'agenda, des courriers et des réunions. * Gérer le courrier départ, et arrivée et le distribuer. * Suivre le circuit de signature des parapheurs (Direction, DGA, DGS, Cabinet). * Superviser la gestion du temps de travail sur le logiciel de temps (congés, absences, horaires, ...). * Classer et archiver les dossiers administratifs. Support à la direction * Assister la Directrice dans la préparation des dossiers et l'organisation des rendez-vous. * Assurer la liaison entre la Directrice, les chefs de services et les encadrants directs, mais également avec la Direction Générale Adjointe, les autres directions, les élus et les partenaires privilégiés (Alter, SieML, ...). * Rédiger des documents, dans une approche d'anticipation et d'alerte. * Assurer le suivi de la boîte mail de la Directrice et effectuer une primo-réponse ou un transfert auprès des différents acteurs (chefs de service, experts, etc.). * Assurer le suivi téléphonique des communications. * Valider, en binôme, les demandes sur le portail numérique dédié. Organisation des réunions et événements * Organiser et formaliser les réunions, séminaires et événements. * Participer aux réunions de direction hebdomadaires : proposer un ordre du jour et rédiger le compte-rendu. * Diffuser des comptes-rendus aux élus, responsables de service, etc. * En interne assurer la diffusion des informations en provenance de la Direction Générale, des Ressources Humaines et des autres services. * Réaliser et mettre en forme les supports écrits (PowerPoint, comptes-rendus, notes, etc.). Gestion des ressources et des infrastructures * Prendre en charge et suivre les demandes de travaux pour le bâtiment de Direction et le modulaire. * Assurer le suivi et la gestion des véhicules de pool. Accompagnement et coordination RH * Accompagner en matière de RH sur certains dossiers spécifiques, en collaboration avec le service appui au pilotage stratégique/opérationnel RH/projets. * Participer activement à l'animation de la direction. * Aider, s'il y a lieu, les collègues dans leur domaine afin de gérer les pics d'activité. * Contribuer aux réflexions lancées au sein de la direction dans son ensemble, y compris dans l'élaboration et la mise au point de processus, de protocoles, de gestion des archives...