Référence CSP: 2025-1828817 Le titulaire du poste assure la gestion du secrétariat mutualisé de la sous-direction, en lien avec les deux autres assistantes que le titulaire du poste encadre et dont il assure la coordination de l'activité. A cet égard, ses missions sont les suivantes : -        Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes -        Gestion de l'emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l'agenda électronique) -        Gestion de l'organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestations, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc. -        Gestion et organisation des déplacements : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec l'agence de voyages dédiée au ministère -        Gestion de la boite structurelle du secrétariat mutualisé -        Constitution des dossiers en version papier et dématérialisé via le logiciel OneNote -        Mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant de la sous-direction -        Commande de matériels et demande d'intervention informatique -        Etablissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations -        Gestion des parapheurs en interne et externe via l'application Messager -        Préparation des parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers -        Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation). Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par la sous-directrice et son adjoint.