Rattachement hiérarchique : Direction Mission principale : Garantir le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel de l'entreprise, coordonner les besoins de 3 agences et assurer un support transversal aux équipes et à la direction, dans un esprit de cohésion et d'efficacité. Responsabilités : 1. Gestion administrative · Assurer l'accueil téléphonique et physique et le suivi du courrier et des mails. · Organiser, classer et mettre à jour les documents administratifs. · Gérer les contrats (assurances, fournisseurs, prestataires, etc.). · Veiller au respect des obligations légales (RGPD, affichages obligatoires, DUERP, etc.). · Préparer des dossiers dans le cadre des appels d'offres et des marchés publics en cours. 2. Gestion financière et comptable · Suivre les factures clients et fournisseurs. · Participer à la mise en place d'une politique achat. · Suivre les budgets opérationnels (achats, abonnements, fournitures). · Veiller au respect des délais de paiement (relance clients) et de facturation. · Suivre des tableaux de bord administratifs et financiers. 3. Ressources humaines · Gérer la réception des candidatures et la réponse aux candidats. · Gérer les dossiers du personnel (contrats, congés et absences, visites médicales, mutuelle etc.). · Organiser l'onboarding des nouveaux arrivants et l'offboarding des sortants. · Gérer les variables de payes (contrôle des notes de frais, absences, tickets restaurants etc.). 4. Support opérationnel et logistique · Gérer les locaux multi-sites (bureaux, équipements, maintenance, fournitures) et passer les commandes selon les besoins. · Assurer la relation avec les prestataires (ménage, sécurité, etc.). · Gérer la flotte automobile (suivi de l'entretien des véhicules, assurances, etc.). · Soutenir les équipes pour l'organisation des déplacements. · Optimiser les process internes pour fluidifier l'activité quotidienne. 5. Communication et coordination · Servir de point de contact entre la direction et les équipes. · Transmettre les informations et assurer la circulation des documents. · Rédiger et diffuser des notes de service · Contribuer à la culture d'entreprise et à la cohésion d'équipe. Compétences requises : Savoir-faire (compétences techniques): · Maîtrise de l'outil informatique et des outils bureautiques (Suite Office / Adobe Acrobat). · Connaissances de base en droit du travail, en gestion RH/paie et en comptabilité · Capacités de suivi budgétaire et de reporting. · Excellente communication écrite et orale. Savoir-être professionnel : · Rigueur, sens de l'organisation et gestion du stress et des priorités. · Polyvalence et capacité d'adaptation et de flexibilité. · Discrétion et sens de la confidentialité. · Diplomatie et écoute. · Aisance relationnelle et sens du service · Autonomie et esprit d'initiative. · Goût pour le travail en équipe et la coordination multi-sites. · Être force de proposition pour améliorer les process. Formation et expérience : · Bac +2 à Bac +5 (administration, gestion, RH, management, assistanat). · Une expérience en office management, assistanat de direction, gestion administrative, RH ou gestion de bureau est requise. · Une connaissance des outils PENNYLANE et/ou PAYFIT est un plus. Serait un plus : · Intérêt pour la RSE (par ex. suivi du bilan carbone, bien-être au travail). · Connaissance de la certification QUALIOPI. · Goût pour l'amélioration continue : trouver des solutions pour simplifier et optimiser les process. Conditions : Type de contrat : CDI Temps de travail : Temps plein 35h (du lundi au vendredi en présentiel) Lieu : Montpellier Pas de fonction d'encadrement Mutuelle prise en charge à 50% Tickets restaurants Abonnement de transports en communs pris en charge à 50% Rémunération à déterminer Prise de fonction : dès que possible À compétences égales, priorité aux travailleurs en situation de handicap et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi. Type d'emploi : Temps plein, CDI Lieu du poste : En présentiel