ASSISTANT.E DE DIRECTION - CARENE COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION DE LA RÉGION NAZAIRIENNE ET DE L'ESTUAIRE (H/F) 44 - Loire Atlantique
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Offre n° 2586740
ASSISTANT.E DE DIRECTION - CARENE COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION DE LA RÉGION NAZAIRIENNE ET DE L'ESTUAIRE (H/F)
44 - Loire Atlantique
Publié le 20 août 2024
Référence CSP: O044240/819000605 Vous êtes rattaché.e au directeur au sein de la Direction du Cycle de l'Eau (DCE) de la CARENE. Activités principales : - Assurer l'assistance du directeur (gestion de l'agenda et des déplacements, gestion de l'interface entre les différents interlocuteurs, gestion des priorités et des remontées d'information, accueil téléphonique et physique, assurer l'activité courante du secrétariat de direction dans le respect des délais : saisir sur informatique des compte-rendus, rapports, dossiers, présentations ...et assurer leur archivage numérique, suivi), - Gestion du courrier : via le logiciel métier MEM tant arrivés que départs, saisie, signature, envoi, classement : respect des délais, gestion des priorités et des remontés d'éléments/informations, veille sur la prise en charge de qualité des réponses apportées - Etre référente MEM pour la direction, - Organiser la tenue de réunions et participer à la préparation (solliciter les participants, réservation de salle), - Participer à la gestion RH : organigrammes, compilation des variables pour transmission RH, tableau des absences encadrants/secrétariats, avancement grades/promotions/EPA ... - En lien avec le service des assemblés et de la cellule administrative de la DCE : enregistrement des projets de délibérations et décisions dans le logiciel DOTELEC DELIB et passage au contrôle de légalité via la plateforme sécurisée S2LOW, - Assurer une mission de référence pour les services en archivage - ressources documentaires. Activité secondaires : - Participer aux collectifs de direction de la DCE, - Assurer le renfort téléphonique des accueils en cas de besoin, - Faire partie du collectif des assistantes de la direction générale adjointe. Etre en mesure d'assurer le renfort des activités essentielles et immédiates des autres assistantes de directions de la DGA Cadre de Vie en cas d'impondérable (agenda, réunions, contact téléphonique, courrier), - Contribuer à la mise en ½uvre des projets de directions selon les principes définis, les objectifs fixés et le plan d'action arrêté, - Dans le cadre de la tarification sociale, réception des fichiers envoyés par les CCAS, compilation et envoi mensuel au service des finances de la CARENE, - Enregistrement des contacts qualifiés sur la base de données KOLOK, - Réserver les déplacements via la plateforme de l'agence de voyage (transport, hôtel), - En charge de la création des demandes lors de problèmes techniques dans les bureaux DCE du siège de la CARENE, - Participer aux réunions des correspondants internes organisées semestriellement par le service communication, - Création des demandes d'intervention sur le logiciel MAINTI4 si problèmes techniques dans les bureaux DCE du siège de la CARENE.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Structures de coopération territoriale
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