POSTE : Coordinateur·trice des Services Généraux H/F DESCRIPTION : Tâches et responsabilités - Répond aux demandes et réclamations des clients. Assure une prestation de services rapide et de qualité aux clients. Effectuer le suivi auprès des clients pour assurer leur satisfaction. - Supervise et/ou coordonne les tâches de travail et les services effectués, par les prestataires et les sous-traitants via leurs techniciens/entrepreneurs/opérateurs délivrant les services suivants : la maintenance du bâtiment, l'aménagement paysager, le nettoyage, la désinfection (3D), la destruction des déchets confidentiels, gestion de la réception/booking. - Supervise et/ou coordonne les prestations exécutées par les fournisseurs clients - en tant que «managing agent». - Suivi avec le propriétaire et le représentant du propriétaire pour les opérations du bâtiment. - Vérification et suivi des inspections des installations ainsi que la création des bons de commode attribués aux techniciens/entrepreneurs/opérateurs des fournisseurs. - Vérification et suivi des bons de commande à clôturés avec les techniciens/entrepreneurs/opérateurs des fournisseurs appropriés. - Vérification de l'exactitude des documents remplis soumis par les fournisseurs. - Coordonne et gère les petits déménagements en fonction de l'activité du client. - Gère le suivi des fournisseurs. - Aide à l'élaboration et le suivi du budget. - Aide à l'examen des rapports financiers et explique les écarts de prévisions. Travaille en collaboration avec l'équipe financière pour corriger les erreurs. - Gestion des outils et client (Coupa, MyBuy, Maximo, JDE, Pack Office). - D'autres tâches peuvent être assignées en fonction de la demande du client. Il est nécessaire d'avoir une connaissance de base des termes et principes financiers et une bonne capacité à travailler avec les chiffres. - Être en contact avec les prestataires sur les bons de commande et le suivi facturation. - Traitement des factures ANGLAIS OBLIGATOIRE PROFIL : Minimum de quatre années d'expérience et/ou de formation progressive connexe. Certificat de «Facility Management» souhaité. Partie opérationnelle : · Être responsable, avec l'appui de son équipe, de la délivrance des prestations prévues au contrat : propreté, gestion de la flotte automobile, restauration, space planning, gestion des déchets · Assurer la création, le suivi et la facturation des bons de commandes fournisseurs et client. · Contribuer au le reporting des activités financières du compte. · Gérer les contrats des fournisseurs et négocier les prix annuels. Compétences de communication et linguistiques Capacité à comprendre et à interpréter des instructions, de courtes correspondances/mémos et à poser des questions pour s'assurer de la compréhension. Aptitude à rédiger des rapports. Capacité à répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes courantes des clients ou des prestataires. Être en mesure de présenter efficacement des rapports/informations aux principales parties prenantes du client et aux différents départements internes du site. Confiance et contrôle lorsque l'on parle, écrit, écoute et lit en Anglais ANGLAIS OBLIGATOIRE Ref : sgvhx3ilrd