Descriptif du poste: A propos de la structure : La Délégation régionale Occitanie Méditerranée est basée à Montpellier. Elle représente et renforce la visibilité de l'Inserm dans la circonscription, ainsi qu'à l'île de La Réunion. Elle assure l'accompagnement des Unités Mixtes de Recherche (UMR) dans les domaines suivants : gestion administrative et financière, ressources humaines, prévention, patrimoine, valorisation, communication, systèmes d'information et qualité. La Délégation régionale Occitanie Méditerranée regroupe 21 structures de recherche représentant 86 équipes de recherche. Les missions du service Affaires Générales et Juridiques se subdivisent en trois axes : Expertise juridique, rédaction et suivi des actes juridiques Secrétariat général et gestion documentaire Pilotage administratif de la délégation Activités principales : Assurer les missions de secrétariat général : gestion simultanée de plusieurs agendas, contrôle des échéances, prise de rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, du courrier et des courriels, accueil physique des interlocuteurs, suivi de la circulation des parapheurs et mise en forme de documents administratifs Organiser et coordonner la logistique des réunions internes et externes : réservation de salles, demandes de devis, rédaction et diffusion des convocations, ordres du jour, comptes rendus. Préparer et assurer le suivi du planning des congés Mettre à jour et administrer les annuaires ainsi que les listes de diffusion électroniques Assurer le suivi des stocks de fournitures et de matériels Apporter un soutien ponctuel aux différents services de la Délégation dans l'organisation d'événements Gérer les questions d'intendance et veiller au bon fonctionnement logistique des services Administrer le planning de réservation des salles de réunion Contrôler, préparer et transmettre les documents nécessaires aux missions de la direction Répondre aux demandes d'information et assurer la liaison avec les services internes ainsi qu'avec les partenaires extérieurs Sélectionner, diffuser et relayer les informations en interne et en externe Mettre à jour, organiser et archiver la documentation, sous formats papier et dématérialisé Assurer le suivi des décisions nationales relatives aux unités de recherche et aux directions d'unités Rédiger, suivre et publier les délégations de signature Spécificités et environnement du poste : Confidentialité des informations et des données à respecter Disponibilité requise selon les besoins Niveau de rémunération : A partir de 2 289.34 € brut mensuel, peut être revalorisée en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent. Temps de travail : Temps plein Nombre d'heures hebdomadaires : 38h30 Congés annuel et RTT : 44 jours Profil recherché: Connaissances : Connaissances des techniques de communication Connaissances des techniques de gestion documentaire Maîtrise du Pack Office et aisance sur les outils techniques Connaissance des techniques d'élaboration de documents Connaissance des principes et règles de fonctionnement des établissements publics Savoir-faire : Capacité à rendre compte Capacité à accueillir et prendre des messages Capacité à enregistrer et classer les documents Capacité à hiérarchiser et à traiter les urgences Capacité à utiliser des manière agile les outils bureautiques Capacité à rédiger des rapports, des documents et des comptes rendus Capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir-être : Réactivité Discrétion Autonomie Rigueur et fiabilité Qualités relationnelles Force de proposition Sens de l'organisation Qualités rédactionnelles Niveau d'expérience : Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée Niveau de formation : Niveau Baccalauréat +2 dans le domaine de la gestion administrative / sécrétariat