POSTE : Responsable Administratif Ifps H/F DESCRIPTION : L'Institut assure 3 types de formation : o Formation préparatoire au Diplôme d'Etat d'Infirmier : 3 promotions de 116 étudiants, soit environ 350 étudiants o Formation préparatoire au Diplôme d'Etat d'Aide-soignant : 50 à 55 élèves inscrits chaque année o Formation continue : catalogue de 7 actions de formation à ce jour. Dans le cadre des projets pédagogiques de l'IFPS, le Responsable Administratif exerce sa fonction sous la responsabilité du Directeur : O Il planifie, coordonne et contrôle l'activité de gestion administrative de l'institut de formation, en animant une équipe d'adjoints administratifs et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. O Il assure la gestion administrative des dossiers en collaboration avec la direction en tenant compte de la réglementation, du projet pédagogique, du référentiel de formation et du projet d'établissement du CHGR O Il assure la responsabilité hiérarchique des agents administratifs IFPS, de l'intendant et des agents d'entretien O Il assiste le directeur dans la gestion des dossiers administratifs, financiers, et logistiques ACTIVITES PRINCIPALES Gestion administrative des promotions: Pilotage de la gestion administrative globale d'une promotion (Equipe : Gestionnaires administratifs) - Accueil, orientation, conseil et information aux étudiants. - Elaboration et suivi des dossiers de formation par étudiant - Préparation des dossiers d'inscription à la rentrée, conformité du dossier administratif et médical (assurances, bourse, pôle emploi) - Elaboration des dossiers administratifs, saisie dans le logiciel FORMEIS et archivage - Suivi de la tenue des dossiers pédagogiques des étudiants (saisie des évaluations et préparation du dossier pour le diplôme d'état) en coordination avec les formateurs et le directeur - Suivi des dossiers Pôle Emploi/bourse d'études/employeurs/OPCA - Courriers intervenants et lieux de stage (convention, objectifs de stage) - Suivi des feuilles de stage (présentéisme) en lien avec les formateurs et gestion des indemnités étudiants - Suivi administratif des absences des étudiants - Préparation/organisation/classement des commissions d'attribution des crédits et suivi administratif des différentes sessions de validation - Rapports d'activités adressés aux tutelles ARS/Conseil Régional/GREF) - Coordination avec les adjoints administratifs du suivi individuel des étudiants/élèves en lien avec les instances. (Conseil stratégique et les trois sections, Commission d'attribution des crédits, Conseil technique) Programmation annuelle des formations Participe à la planification et à la programmation des années de formation en collaboration avec le responsable pédagogique - Répartition des temps de formation en institut et des temps de stage - Planification de l'ensemble des réunions (Instances, CAC, Réunions institutionnelles, Réunions pédagogiques, etc.) - Planification des dates de sélection (entrée en formation ou mutation) - Rétro planning des sessions de diplôme d'état. - Gestion des salles en coordination avec le responsable pédagogique Gestion courante du secrétariat : Encadre les activités de gestion du secrétariat et de l'accueil - Accueil et communication : accueil du public, des professionnels (gestion intervention) et des étudiants/élèves selon les demandes - Accueil téléphonique - Elaboration de documents et de dossiers avec classement informatique en réseau IFSI/IFAS (participation à l'écriture des procédures) - Anime les réunions du pole administratif de l'institut et participe à l'ensemble des réunions de l'institut. - Articulation et suppléance avec les autres secrétaires et/ou en leur absence - Préparation administrative des réunions gérées par le directeur IFSI-IFAS ACTIVITES SPÉCIFIQUES Gestion administrative de dossiers spécifiques Détermine la répartition des dossiers pour les adjoints administratifs, après validation du directeur. - Préparation et suivi administratifs de la sélection infirmière. - Préparation et suivi administratifs du concours aide-soignant (3 modalités de sélection) - Préparation et suivi des instances : conseil stratégique, section pédagogique, section disciplinaire et section vie étudiante, et commission d'attribution des crédits. - Préparation des réunions institutionnelles (ordre du jour, saisie compte rendu) - Préparation et suivi des réunions avec les tutelles : collège des directeurs GCS IFSI Bretagne / université /ARS /Conseil régional / DREETS/GREF. - Suivi administratif GRH (recrutement / appréciation /gestion formation continue) - Préparation et suivi des comit