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ASSITANT-E DE DIRECTION - MAIRIE DE GRENOBLE (H/F) 38 - Isère
Offre n° 3776849
ASSITANT-E DE DIRECTION - MAIRIE DE GRENOBLE (H/F)
38 - Isère
Publié le 10 septembre 2024
Référence CSP: O038240/701001565 La bibliothèque municipale de Grenoble (BMG) est composée de 12 bibliothèques. Ce réseau de lecture publique est complété par une bibliothèque numérique, un musée dédié à Stendhal et une manifestation littéraire annuelle : le Printemps du livre de Grenoble. En 2019, la ville de Grenoble a délibéré sur un Plan lecture 2018-2025 ayant pour objectif principal d'élargir les publics. Sous l'autorité de la-du directeur-trice, l'assistant-e administratif-ve contribue à la coordination administrative et au secrétariat du service des bibliothèques. 1) Secrétariat : * Diffusion d'informations et de procédures au sein des unités * Gestion du courrier papier et informatisé : tri du courrier et répartition au sein du service * Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers, notes) * Elaboration de documents transversaux (tableaux, statistiques...) * Organisation et planification des réunions, rédaction de compte-rendu * Suivi des projets et activités de la direction du service, notamment gestion de l'agenda de la-du directeur-trice et organisation de ses déplacements * Accompagnement de la-du directeur-trice et les responsables d'unité dans leurs missions * Suivi des demandes d'autorisation spéciale d'absence, grèves (mise sous parapheur pour signature, suivi des envois) * Gestion des ordres de missions pour tous les agent-es du réseau (demandes d'autorisation, organisation des missions...) * Lien avec le service formation sur les missions liées aux formations * Lien avec les assistant-es des directions, des directions générales et des élu-es * Elaboration et suivi des plannings des astreintes et des cadres de permanence 2) Suivi administratif : * Rédaction de contrats et conventions types dans le cadre de l'action culturelle et des prêts de collections * Exécution du budget des charges de fonctionnement de la direction (lien avec le ou la responsable de l'unité ressources et moyens, le service des finances...) : * Suivi des devis et bons de commande de l'ensemble du service ainsi que des engagements avec le pôle comptable * Suivi des factures, relance de facturation * Mise à jour de tableau de bord financier * Achats de fournitures * Suivi des circuits de validation au sein de la collectivité des documents en signature * Archivage 3) Participation à l'organisation de la vente de livres annuelle en lien avec le-la chef-fe de projet : * Suivi logistique * Présence lors de l'événement 4) Participation à l'organisation d'évènements * Organisation et/ou participation à l'organisation d'événements, de visites officielles... * Contribution à l'organisation de réunions de projet, de séminaires (réservation de salle, présentations...) Les missions de ce poste sont susceptibles d'évoluer dans le cadre du plan lecture
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Communes
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