Descriptif du poste: Le-la responsable administratif-ve et financier-ère gère le service des affaires générales de la DBU, et assure le pilotage administratif (finances, RH) en collaboration avec la directrice de la DBU, qui compte 70 agents, un budget d'1 500 000 €. La DBU achète la documentation sous toutes ses formes pour toute l'université. Ses interlocuteurs sont également les services RH et financiers de l'université de la Sorbonne Nouvelle. Il-elle accompagne les nombreux projets de changement en cours de la DBU en apportant son expertise administrative. Le-la chef-fe du département des affaires générales devra : - Assister et conseiller la directrice sur le plan administratif, l'accompagner ou la remplacer dans les instances (réunion des services élargis, commission du budget, etc.) : o Surveiller les échéances et les calendriers o Assurer une veille concernant les textes réglementaires o Analyser pour la directrice les documents budgétaires et RH ; - Encadrer les 2 agents du service des affaires générales : o Organiser le travail des agents o Evaluer le travail des agents o Animer des réunions régulières pour le service o Veiller à assurer la continuité du service ; - Préparer et suivre le budget du service dans le logiciel budgétaire de l'université (GFC) : o Elaborer le budget avec la directrice o Etre l'interlocuteur de la DSF o Valider les EJ, SF, DP o Renseigner les tableaux budgétaires et rédiger des notes si besoin ; - Assurer le suivi des crédits de vacations en lien avec la cellule pilotage masse salariale de l'Université ; - Gérer administrativement les personnels des bibliothèques (70 agents des filières bibliothèques, ITRF, AENES et contractuels) en lien avec la DRH de l'université : o Suivre le calendrier et superviser des différentes opérations annuelles ; o Etre l'interlocuteur des agents et assurer le lien avec les services RH de l'université ; - Organiser le conseil documentaire de la DBU une à deux fois par an et assurer la rédaction du compte-rendu ; - Répondre aux enquêtes ministérielles, réaliser des études et tableaux de bord pour accompagner les projets ; - Participer à l'équipe de pilotage de la Direction des bibliothèques universitaires : o Participer à la préparation des objectifs de l'établissement, à l'élaboration du budget global de l'établissement et au processus de décision dans le cadre du comité de pilotage de la DBU ; o Relayer et accompagner les décisions et recommandations de la direction. Profil recherché: Nous recherchons un Titulaire de la Fonction Publique, de catégorie A. Connaissances : - Connaître le cadre administratif et institutionnel des universités et de la fonction publique ; - Connaître les textes réglementaires en termes de gestion administrative des personnels titulaires et non titulaires ; - Connaître les règles budgétaires générales et les finances publiques (LOLF) ; - Connaître les réglementations financières et comptables appliquées aux organismes soumis à la GBCP. Compétences opérationnelles : - Maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques budgétaires (GFC) ; - Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires à la bibliothèque ; - Savoir élaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse et des actes administratifs ; - Savoir analyser des données comptables et financières ; - Elaborer des indicateurs de suivi. Compétences comportementales : - Sens du service public ; - Aisance relationnelle, accessibilité ; - Capacité à travailler en équipe ; - Sens des responsabilités ; - Capacités d'encadrement hiérarchique et fonctionnel ; - Capacité de pilotage de projets ; - Capacité de prise d'initiative, polyvalence, adaptabilité ; - Loyauté ; - Diplomatie.