POSTE : Responsable Hébergement H/F DESCRIPTION : Votre mission au quotidien Rattaché au Directeur de site ou Directeur Adjoint le cas échéant, le Responsable Hébergement a pour rôle de contrôler la qualité des prestations offertes par les services hébergement et étages. Il optimise le taux d'occupation, le prix moyen de vente des appartements et veille à la sécurisation du chiffre d'affaires. Il s'assure de la mise en oeuvre de la stratégie tarifaire définie par la direction et du respect des procédures/standards « qualité » du groupe. Il applique et veille à l'application des règles d'hygiène et de sécurité au sein de la résidence. Vos responsabilités principales : Accueil / Vente / Conseil - Gestion de l'accueil : Veiller à la bonne tenue de la réception, accueillir les clients, gérer les appels téléphoniques (y compris les renvois d'appels inter-résidences) et fluidifier les arrivées et départs. - Information & Fidélisation : Renseigner sur les appartements, tarifs et services Appart'City. Identifier les habitudes des clients pour les fidéliser et être force de proposition pour développer leur enchantement et l'image de marque du groupe. - Optimisation du remplissage : Garantir l'occupation maximale de la résidence. Gérer l'overbooking en proposant des alternatives au sein du groupe ou via un réseau de confiance avec les établissements concurrents de proximité (délogements). - Performance commerciale : Traiter les réclamations en binôme avec la direction et débriefer ses équipes. Détecter et transmettre les opportunités ou contacts commerciaux à la direction ou au service commercial pour accroître le chiffre d'affaires. Coordination & Supervision / Contrôle - Management RH : Participer au recrutement des équipes de réception et de ménage. Assurer l'intégration, la formation métier et l'accompagnement des nouveaux collaborateurs. Réaliser les entretiens annuels et professionnels dans les temps impartis. - Pilotage opérationnel : Coordonner la réception et les étages pour garantir un service irréprochable. Suivre rigoureusement le temps de travail et contrôler les listes d'activités (arrivées/départs) pour organiser le travail. - Animation & Prestataires : Organiser et animer une réunion mensuelle avec les équipes (réception et ménage). Assurer un suivi hebdomadaire formel (avec compte rendu) avec les prestataires de ménage externes. - Conformité & Continuité : Veiller, avec le Directeur, au respect des règles sociales, d'hygiène et de sécurité. Prendre le relais de la direction en cas d'absence sur les dossiers confiés selon les consignes reçues. Logistique & Gestion des Stocks (Selon configuration de la résidence) - Gestion du linge : Définir et transmettre les consignes de dotation de linge aux équipes de ménage. - Approvisionnements : Suivre l'état des stocks, identifier les besoins, effectuer et réceptionner les commandes (produits d'accueil, d'hygiène, vaisselle) via la plateforme d'achat dédiée, sous la supervision du directeur. - Contrôle budgétaire : Organiser les inventaires, structurer le stockage/distribution et analyser les ratios de consommation des produits. - Prestations Qualité : Veiller à la mise en place des informations en chambre et superviser personnellement l'accueil ainsi que le séjour des clients VIP ou habitués. Gestion Administrative - Suivi de l'activité : Éditer les listes d'arrivées/départs pour anticiper les particularités et la facturation. Saisir et traiter les réservations (individuelles/groupes), attribuer les appartements et préparer les clés. - Fiabilité des données : Mettre à jour le fichier clients (Cardex) ainsi que le planning des chambres. Appliquer rigoureusement la check-list « Réception » et signaler tout dysfonctionnement du PMS (Protel) à sa hiérarchie. - Liaison RH & Gestion financière : Collecter et transmettre les documents d'embauche au service administration du personnel. Préparer et envoyer les reportings d'activité aux services concernés (comptabilité, paye, direction des exploitations). Participer à l'élaboration du budget. Encaissements & Sécurisation des recettes - Contrôle des caisses : Vérifier quotidiennement les caisses de la réception et effectuer les régularisations nécessaires. - Gestion des débiteurs : Suivre les comptes débiteurs (édition, envoi et relance des factures clients), sécuriser les paiements, opérer le lettrage et contrôler les justificatifs. - Facturation spécifique : Établir la facturation des clients « séminaire » sur la base des éléments transmis par le service commercial. Sécuri