POSTE : Office Manager Coordinateur Administratif - Anglais Bilingue H/F DESCRIPTION : Nous recherchons une personne curieuse et débrouillarde pour rejoindre notre groupe international et contribuer à nos initiatives commerciales favorables aux récifs coraliens ainsi qu'à la gestion des Aires Marines Protégées (AMP). Vos responsabilités seront : 1. Gestion et coordination des voyages - Planifier, réserver et assurer le suivi des déplacements professionnels des collaborateurs (si besoin) - Gérer et suivre les notes de frais associées aux voyages. - Identifier, sélectionner et gérer les fournisseurs (ex. : BlueBiz Air France, agences de voyages, etc.). - Mettre à jour et diffuser les procédures internes liées à l'organisation des déplacements : réservations, validations, remboursements, politique voyages, etc. - Suivre les statistiques (Nombre de voyages par équipe et par an, Coût moyen et durée moyenne des déplacements, Fréquence moyenne des voyages par collaborateur). 2. Suivi administratif et financier - Rechercher, sélectionner et coordonner les prestataires (informatique, maintenance, services généraux, etc.). - Gérer les assurances, abonnements, contrats et renouvellements : suivi de la facturation et de la qualité de service. - Soutenir l'ouverture et la gestion des comptes bancaires. - Garantir la conformité des factures (réception, vérification, classement, mentions légales, numérotation, adresse de facturation, etc.). - Établir les factures nécessaires au déblocage de fonds auprès des bailleurs. - Assurer la logistique des livraisons et expéditions. 3. Suivi gouvernance - Rédiger et mettre à jour les PV des assemblées générales (AG). - Préparer la logistique et la documentation des AG. - Assurer le suivi de la gouvernance pour l'ensemble des entités du groupe. - Effectuer les déclarations nécessaires auprès des services publics en cas de modification de gouvernance. 4. Ressources humaines - Mettre à jour l'organigramme et les dossiers salariés pour l'ensemble des entités. - Assurer le suivi des processus d'onboarding et d'offboarding. - Gérer la relation avec l'Opco - Administrer la mutuelle et les affiliations salariés (inscriptions, radiations, cotisations, suivi avec l'assureur). - Suivre les congés, absences et mouvements du personnel. - Mettre à jour les procédures RH. Meal voucher (titre restaurant) worth €10 (60% covered by the company) Profit-sharing agreement (Accord d'intéressement) No collective labour agreement applies (pas de convention collective applicable) Flexible working time: Full-time is possible - whatever works best for you PROFIL : - Expérience préalable dans un poste similaire, de préférence au sein d'environnements multiculturels ou multi-pays - Organisé(e), autonome et capable de gérer plusieurs priorités simultanément - Pragmatique, orienté(e) solutions et proactif(ve) - Maîtrise de l'anglais, avec une aisance à interagir avec des interlocuteurs internationaux et à participer à des réunions en anglais