Référence CSP: O035251/104000870 Le/la chargé(e) d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public. Il oriente les usagers vers les différents services, il aide à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité. Il gère le courrier et diffuse l'information et la documentation. Il représente le visage de la collectivité. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public * Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité * Renseigner le public sur place ou par téléphone * Recevoir, filtrer et orienter les appels * Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services * Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) * Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité * Orienter le public vers les services et organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs * Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune * Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité * Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent * Gérer la régie photocopie Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation * Gérer le courrier : réceptionner, tamponner, distribuer et expédier le courrier * Afficher et diffuser l'information par mail, par affichage ou tout autre moyen * Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation Gérer les dossiers d'urbanisme * Enregistrer les dossiers de déclarations préalables, les permis de construire * Effectuer le premier niveau d'accueil en urbanisme * Renseigner les usagers * Vérifier la bonne réception des documents utiles à l'instruction des dossiers * Respecter les délais Gestion de l'état civil et du cimetière * Gestion des actes d'état civil * Renseigner les usagers sur les demandes d'état civil * Préparer les évènements (mariages, parrainages) * Gestion du cimetière Gestion des élections * Gestion du fichier des électeurs * Organisation des élections (disposition des bureaux de vote, du matériel nécessaire) * Eventuelle présence lors de la clôture du scrutin Gestion des Titres sécurisés * Gestion des RDV CNI/Passeports * Accompagnement des administrés Remplacer l'agent à l'agence postale en cas d'absence * Assurer la gestion de l'agence postale en cas d'absence de l'agent Assurer la sécurité * Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux