POSTE : Assistant H/F DESCRIPTION : Le titulaire, placé sous l'autorité du chef de division, assurant des fonctions d'assistant(e) au sein de la division de Marseille, exercera les activités générales suivantes : - Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs ; - Traiter le courrier (arrivée et départ) et en assurer la diffusion et le classement informatique et physique ; - Gérer la boite à lettres électronique de l'entité ; - Renseigner la base de données interne (SIv2) ; - Assurer l'intérim de l'autre assistant(e) de la division. - Exercer les missions de correspondant formation : conseil, inscriptions, - Collecter des documents, les classer et en assurer la diffusion ; - Gérer les moyens (suivi des besoins de fournitures, réservation de salles, photocopieurs, ) Le titulaire assurera également des activités plus spécifiques liées aux métiers et aux missions de l'ASNR : - Contrôle des télé-déclarations du NPx réalisées dans le portail de téléservices (secteur industriel) avec information des assujettis en cas d'irrégularité de déclaration et appui aux interlocuteurs dans leurs démarches de déclaration - Être en appui des inspecteurs : remplissage de documents, lettre de relance, - Être en relation et conseiller les interlocuteurs extérieurs - Anonymiser les lettres de suite et les publier - Assurer un suivi des demandes des parties prenantes - Pilotage du budget de fonctionnement de la division, sous la supervision du chef de division : . Construction du budget de la division, puis suivi d'exécution en cours d'année jusqu'à sa clôture . Vérification de l'ensemble des justificatifs nécessaires à la réalisation de l'exercice de refacturation interne avec la DREAL PACA . Réalisation des opérations nécessaires aux achats dans le logiciel CHORUS Formulaires . Participation au réseau des gestionnaires financiers de la DREAL PACA Ressources humaines de proximité : Suivi, contrôle et validation des déplacements et des remboursements de frais de mission Suivi des parcours de nouvel arrivant et de départ d'un agent Participation aux évolutions du portail de téléservices Missions liées à la gestion de l'information Missions relevant du système de management par la qualité Tenir à jour des tableaux de bord des indicateurs Télétravail PROFIL : Ce poste conviendrait tout particulièrement à un secrétaire administratif des administrations de l'Etat. Une expérience de gestion budgétaire au sein de l'administration serait un plus. Niveau d'études minimum requis (ce champ est destiné aux candidats contractuels) : Bac ou niveau équivalent. Compétences comportementales / Savoir Être : · Curiosité intellectuelle · Rigueur, discrétion et autonomie · Dynamisme · Sens des responsabilités · Savoir rendre des comptes Compétences opérationnelles / Savoir Faire : · Pédagogie · Force de proposition · Esprit d'analyse et de synthèse · Réactivité et capacité d'initiative · Sens du service public · Aisance orale et rédactionnelle · Travail en équipe et qualités relationnelles · Analyse d'une information, d'une donnée, d'une situation et/ou d'un dispositif · Application d'une règle, d'une procédure et/ou d'un dispositif · Capacité à acquérir de nouvelles connaissances Connaissances : Environnement administratif Bureautique et outils collaboratifs Gestion budgétaire et comptable