Référence CSP: 2025-1890648 I. Missions générales Ces missions sont partagées par les 2 assistant-e-s. Chaque assistant·e est amené·e à remplacer son/sa collègue en cas d'absence. Gestion de la messagerie mails et des appels téléphoniques : - Gestion des boîtes mails institutionnelles de la direction - Gestion de la diffusion interne des courriels - Gestion de la messagerie direction - Recherche et diffusion d'information à la demande de la direction - Organisation de la continuité des activités - gestion des urgences et de la permanence y compris en situations de crise ou d'exercice de crise - Permanence téléphonique Gestion des agendas de la direction : -Tenue de l'agenda de l'équipe de direction (RDV, astreintes, congés..) - Organisation et planification des rendez-vous de la direction - Préparation des audiences de la direction, - Accueil /réception des visiteurs reçus par la direction Organisation des réunions et leur suivi : - Suivi des échéanciers de préparation et de réponse aux commandes préfectorales, - préparation des dossiers auxquelles participe la direction: - Anticipation des productions attendues au regard du planning prévisionnel des CAR, pré-CAR, bilatérales, CODIR et audiences diverses. - Préparation des dossiers, centralisation des notes des services, interface avec les services, - gestion des réservations de salle et matériels pour la Direction - Mise en forme et rédaction des compte-rendus de réunions (dont codir), Gestion des circuits courriers - Contrôle des circuits courriers «  réservés » arrivée et départ - Vérification de la charte graphique - Suivi centralisé des listes de diffusion Activités diverses  : - mettre en forme et/ou rédiger des courriers, courriels et documents administratifs, - suivre des dossiers transversaux, - recensement des besoins en fournitures administratives des agents de la DDETS et transmission des commandes au SGCD. Gestion des stocks de fournitures administratives - gestion des déplacements et des missions de la direction (chorus DT) - alimentation, mise à jour et classement des réseaux informatiques de la DDETS (commun et direction) II. Missions spécifiques : - Appui des agents sur les procédures administratives : appui sur les chartes graphiques des notes et courriers, procédure du RAA.. - Appui occasionnel pour l'accueil des usagers, information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes, - Participation à la mise en œuvre du plan d'action de prévention des RPS (ex : organisation des petits déjeuners de l'information..), - Participation aux opérations d'archivage pour la direction et le cabinet de direct