POSTE : Assistant de Gestion Immobilier H/F DESCRIPTION : Sous la responsabilité de la Directrice de la gestion du patrimoine, vous participez à la gestion administrative, financière et documentaire de la Direction. Vous veillez au suivi des dossiers, à la bonne circulation des informations et au respect des procédures internes. Vous apportez un soutien quotidien à l'équipe en particulier lors des périodes de forte activité. Votre Activité : Assistanat classique Gestion des relations internes et externes - Assurer l'accueil téléphonique et physique, filtrer les appels téléphoniques, traiter les mails, rédiger des courriers et transmettre les messages, gérer les relations externes Organisation de la Direction - Gérer l'Agenda de sa Direction pour la prise de rendez-vous avec des interlocuteurs multiples - Réserver les salles dans le cadre de l'organisation des réunions et organiser la logistique Gestion administrative - Gérer les relations administratives et financières avec les prestataires externes - Prendre en charge les notes de frais selon la procédure établie Assistanat spécifique Assurer la préparation du Comité Opérationnel - Relire, vérifier la conformité et rendre homogène les dossiers présentés - Centraliser et vérifier les éléments concernant la gestion du patrimoine pour le Comité Opérationnel - Reprographier les dossiers présentés au Comité Opérationnel Contribuer au suivi financier - Compléter et vérifier en collaboration avec les Gestionnaires le tableau de suivi de l'activité à destination de la Direction Financière - Participer au CSF pour la mise en paiement Assurer la gestion des prestataires - Réaliser les demandes de devis auprès des prestataires - Etablir les bons de commandes et envoyer les courriers auprès des prestataires après validation des devis Assurer la préparation des comités de pilotage/ des revues mensuelles, avec les Administrateurs de biens - Etablir l'ordre du jour à partir des différents points évoqués avec les Gestionnaires - Centraliser et vérifier les documents fournis par les ADB - Organiser les pré-Copils (SG, DGP, AC, DF) et les Copils Contribuer au suivi de l'activité de la Direction - Participer au suivi administratif et financier des contrats de location et conventions d'occupation - Centraliser et mettre à jour des documents liés à la gestion du patrimoine immobilier (baux, assurances, diagnostics techniques, etc.) - Saisir et actualiser les données immobilières dans le système d'information - Participer à l'optimisation des outils numériques et proposer des améliorations - Réaliser le suivi des conventions d'occupations précaires et de mise à disposition, les baux, etc. - Constituer le rapport de gestion annuel pour transmission à la DG Elaborer les books commercialisateurs - Mettre en place et compiler les fiches commerciales des biens en location pour présentation aux commercialisateurs, associations, etc. - Vérifier si les books sont complets et chercher les informations si besoin - Prime d'intéressement sur objectifs collectifs / PEE et PERECO abondés à 100% - Flexibilité professionnelle pour un équilibre vie-travail optimal avec possibilité de télétravailler 2 journées par semaine de chez soi ou sur l'un des différents sites de l'EPFIF - Des horaires individualisés accompagnés de 16,5 jours de RTT - Une clé distributeur (3 boissons offertes par jour) - Frigo connecté - Carte repas d'une valeur de 10,50 € par unité - La prise en charge partielle de vos frais de transport en commun / Plan de mobilité durable - Une bonne couverture santé et prévoyance - Un CSE avantageux - Opportunités d'évolution professionnelle et un large accès à la formation dispensées par des experts dans leur domaine PROFIL : - Diplôme de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT, Bachelor : gestion PME-PMI, GEA, gestion des organisations, gestion et administration des entreprises - Expérience minimale de 2 ans dans un poste équivalent, notamment dans le secteur de l'immobilier ou du bâtiment fortement appécié - Maîtrise des techniques de gestion administrative - Bonne connaissance en gestion immobilière - Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication - Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) - Discrétion, organisation, rigueur, polyvalence, réactivité et autonomie - Esprit de synthèse et d'analyse, aisance relationnelle et aisance rédactionnelle - Esprit d'équipe et disponibilité