Description : POSTE OUVERT (TITULAIRE DE LA FONCTION PUBLIQUE OU CDI) * 143 avenue Armand Guillebaud - 92160 Antony * 35h/semaine, du lundi au vendredi * Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière DESCRIPTION DU POSTE L'assistant administratif de pôle a pour fonction principale de mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de l'activité du pôle, du suivi des indicateurs, et d'assurer le secrétariat du chef de pôle ainsi que de traiter les opérations médico-administratives liées à la prise en charge des patients. PRINCIPALES MISSIONS - Soutien administratif au Chef de pôle et de l'Assistant de Pôle. - Planification des rendez-vous - Organiser un agenda - Rédaction et mise en forme des rapports d'activités - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu de réunion, CRH.). - Gestion des tableaux de service et des présences des médecins du pôle. - Accueil physique et renseigner les interlocuteurs - Accueil téléphonique - Filtrer orienter et renseigner. - Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi. - Tenue des dossiers patients papiers et informatisés - Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles). MISSIONS SPECIFIQUES - Suivi des certificats légaux - loi du 5 juillet 2011. - Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires. - Gestion du registre des isolements et contention - Organisation et suivi concernant le contrôle du JLD - Contact avec les structures et établissements extérieurs - Liens avec le Bureau des admissions et le DIM - Remplacements des collègues pendant les congés. - Assurer le suivi des stocks du secrétariat et la gestion des commandes en lien avec l'encadrement supérieur. - Suivi de l'accès au dossier médical - loi du 4 mars 2002 Profil recherché : Prérequis * Bac / Bac + 2 Secrétariat * Expérience dans le domaine médical souhaitée Savoir-être * Rigueur, précision, * Respect de la confidentialité et du secret professionnel * Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire * Capacité d'adaptation Savoir-faire * Coopération et organisation * Maitrise des outils et logiciels informatiques * Maitrise de l'orthographe * Mettre à jour des bases de données * Mettre en forme et corriger un document * Sens de l'accueil de l'écoute et de l'empathie * Hiérarchiser, planifier et réaliser les tâches confiées selon les priorités et objectifs * Savoir transmettre, communiquer avec les différents publics * Polyvalence * Organiser un rétro planning Contraintes Risques Obligations professionnelles * Risques liés à l'utilisation d'outil informatique, fatigue visuelle * Douleurs cervico-dorso-lombaires * Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie * Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement * Port d'une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail. * Respect des règles d'hygiène en vigueur * Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions * Obligation à l'égard de l'administration : moralité, dignité, réserve et neutralité * Obligation à l'égard des tiers : impartialité, probité. * Emploi du temps susceptible de modifications (horaire, jours de présence, temps de présence) * Charge de travail variable * S'inscrire dans une démarche de formation continue