RESPONSABILITÉS : La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHS et pour certains dossiers transversaux. Il/elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et la responsabilité hiérarchique du Cadre de santé du service. Il collabore avec l'équipe médicale, l'infirmière du service et en transversal HCL. Il/elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du Cheffe de service. Constitution de l'équipe du GHS : 4 médecins, 4 infirmiers, 3 secrétaires. Les missions - Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions; - Gestion des appels téléphoniques; - Gestion de la messagerie électronique du service; - Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.) - Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.) - Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours, des bilans annuels et protocoles; - Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation (diffusion d'informations d'ordre général); - Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire; - Gestion administrative des dossiers médicaux (logiciel ARHPEGE - logiciel de médecine du travail KITRY); - Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches; - Saisie de données. PROFIL RECHERCHÉ : Qualifications - Etre titulaire du concours d'Assistant Médico-Administratif ou d'un diplôme équivalent; - Expérience souhaitée d'au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat hospitalier. Compétences - Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute; - Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations; - Capacité à répondre à une diversité importante de demandes simultanées; - Prise d'initiatives dans le périmètre de sa fonction et de ses responsabilités; - Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint...) indispensable. Savoir être - Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs; - Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress, maîtrise de soi; - Sens de la hiérarchie, des responsabilités, de l'exemplarité; - Autonomie et capacité d'initiatives dans les limites de son poste. Conditions - Poste à temps plein en 37h30 par semaine, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; - Affectation GHS - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL; - Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et des contraintes de l'activité; - Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe compte tenu des savoirs faire spécifiques; - Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l'évolution des organisations. Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement. Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage afin d'accéder au statut de la fonction publique. Grille salariale FPH