Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers. Accueil téléphonique et physique : Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents, Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages, Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services, Ø Procéder aux classements des dossiers « papier » Ø Gérer l'archivage des dossiers en partenariat avec le service archive Ø Gérer les courriers du Maire - réception et réponse Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire Ø Veiller à faire circuler efficacement l'information au sein du secrétariat du Maire Ø Proposer de nouvelles méthodes d'optimisation de la gestion administrative du service Traitement des informations : Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre Gestion du courrier : Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, Ø Assurer le suivi d'un chrono, Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié Savoirs : Maîtrise des outils bureautiques Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel), Technique de classement et d'archivage Connaissance de l'environnement territorial Savoir-faire : * Gérer les situations de stress * Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter Savoir-être : * Rigueur * Capacité d'organisation * Capacité de travail en équipe * Réactivité Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap