RESPONSABILITÉS : Environnement et contexte de travail - Localisation : Nantes L'Institut des Matériaux de Nantes Jean Rouxel est l'un des principaux centres de recherche en matériaux en France (IMN ; https://www.cnrs-imn.fr/ ). Situé au sein de la faculté des sciences et des techniques de Nantes Université, il rassemble aujourd'hui plus de 220 personnels, titulaires et en CDD. L'activité de recherche s'appuie sur un plateau administratif mutualisé de 10 personnes. Le bâtiment principal IMN est localisé dans un cadre verdoyant, accessible en transports en commun et très bien desservi. La personne recrutée exercera ses missions dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST). La prise de fonction nécessite donc, conformément à la réglementation, une validation de la candidature par le fonctionnaire sécurité défense du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Missions - Accueillir les personnels, stagiaires, lycéen.ne.s et visiteurs.teuses, en respectant les règles du laboratoire ZRR - Préparer et gérer des actes administratifs selon les procédures - Mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et participer aux bilans d'activité - Rédiger et actualiser des procédures internes - Contribuer à la continuité du service administratif Activités principales ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE - Accueillir toutes les personnes, dans un contexte de Zone à Régime Restrictif en faisant respecter les règles fixées par le fonctionnaire sécurité défense de l'établissement - Réceptionner les livraisons et assurer les processus d'envois de colis particuliers, en lien avec les services adaptés GESTION DES STAGES - Instruire toutes les demandes de stage, les diffuser aux équipes de recherche et assurer une réponse aux candidat.e.s - Gérer le processus de signature des conventions de stage, en lien avec les établissements d'origine et les équipes internes - Préparer la mise en place des éventuelles gratifications - Constituer les dossiers d'accueil des stagiaires (fiche d'arrivée, engagement de confidentialité, ouverture de compte informatique...) - Participer à l'organisation des visites de lycéen.ne.s GESTION ADMINISTRATIVE - Rédiger des procédures et les diffuser - Participer au fonctionnement du collectif administratif pour assurer une continuité de service Intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-gestionnaire-rh-et-gestion-de-proximite-ufr-sciences-et-techniques PROFIL RECHERCHÉ : · Formation et/ou qualification : bac minimum · Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : débutant.e accepté.e