Référence CSP: O974251/110000002 Le (la) responsables des affaires générales et des moyens a pour mission de superviser, de planifier et de coordonner les procédures au sein de la Caisse des Écoles. Activités principales • Gestion administrative • Rédiger et transmettre les différents courriers • Réceptionner et vérifier le courrier la Direction départ/arrivé, ainsi que les navettes des parapheurs • Concevoir et suivre les outils de coordination, de planification, et d’évaluation : outils de pilotage, tableaux de bord, retroplanning…. • Assurer l’interface avec les partenaires (internes et externes) sur le plan administratif • Veiller à l’archivage des fonds documentaires • Utiliser les logiciels et les progiciels • Réagir rapidement face à des situations d’urgence et adapter les interventions face aux imprévus • Maitriser les circuits administratifs interne et externes en collectivités locales • Assurer le portage et le suivi des projets d’école, classes de découvertes • Être présent à des réunions projets • Veiller au respect des procédures existantes • Vérifier l’organisation logistique d’événements • Piloter le travail d’interface avec les services municipaux • gestion des problématique de ressources humaines des Assistants Administratifs aux directions d’écoles • Instance de la caisse des écoles / assemblée générale • Préparer, rédiger et suivre les délibérations • Préparer et organiser la logistique des réunions et des instances • Assurer la programmation des instances, préparer les dossiers • Assurer le suivi administratif des décisions des Comités de la Caisse des écoles (actes, arrêtés, délibérations…) • Appuyer les directions et services dans la rédaction de leurs actes • Etudier les rapports et les projets de délibération transmis par les services • Assurer le suivi des questions posées par les membres du Comité de la Caisse des Ecoles • Rédiger le procès-verbal des séances, les comptes rendus, présentations, diaporamas,… en lien avec les services • Valider et rédiger les projets dans le logiciel de gestion des actes administratifs • Alimenter les retroplannings afférents aux instances et réunions • Recueillir les actes administratifs • Piloter la signature des actes • Assurer la transmission et la diffusion des documents (contrôle de légalité, affichage légal…) • Réaliser le suivi des dossiers et organiser le classement et l’archivage des dossiers