Référence CSP: O035251/022001093 Assistant.e de direction à pourvoir au Pôle égalité éducation citoyenneté. Référence du poste n° 3117. Fonctions : En tant qu’assistant.e de la directrice générale de pôle, vous assurerez la gestion de son agenda, le traitement de son courrier, y compris les notes internes. Missions générales : Ces missions se déclinent comme suit : - Organisation des rendez-vous et gestion de l’agenda de la directrice générale du pôle - Accueil téléphonique et physique de la direction et filtrer les appels - Préparation et organisation de certaines réunions (réservation de salles et préparation des décisions) - Assurer le traitement et la diffusion quotidienne des courriers Post-Office (outil de suivi du Département des courriers) et gérer la réception, le tri et la réorientation du courrier du pôle et assurer le suivi des courriers, des notes et des parapheurs (arrivées-départs) - Recenser, coordonner et suivre les projets de délibérations soumis à la commission permanente et à l’assemblée départementale ; il s’agira aussi de relire les projets proposés pour en corriger la forme et le fond autant que nécessaire - Concevoir et mettre en forme des notes, courriers, rapports, comptes rendus de réunion, tableaux, documents de présentation - Animer le réseau des assistantes du pôle - Communiquer auprès des agents concernés au sein du pôle, pour assurer une bonne utilisation par toutes et tous, des logiciels (post office, parapheur électronique, Délib 35) - Organiser les déplacements de la directrice générale - Assurer le suivi des congés de la direction - Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents de la direction. Missions spécifiques : - Assurer la suppléance de l’assistante de la secrétaire générale et l’assistante de la direction enfance famille lors des absences ou selon le plan de charge. Spécificités du poste : Pose des congés en lien avec l’assistante de la secrétaire générale et l’assistante de la direction enfance famille.