1. Secrétariat et support administratif - Traitement de la correspondance (courriers, emails, appels) et tenue du classement/documentation. - Planning et accueil : Gestion de l'agenda collectif, prise de rendez-vous priorisés et accueil physique/téléphonique de la division ou du département. - Rédaction et supports : Élaboration de courriers, notes, comptes rendus et supports de présentation pour réunions ou séminaires. - Logistique de réunion : Organisation matérielle et logistique des réunions et évènements internes. 2. Suivi de dossiers et appui opérationnel - Tableaux de bord & Suivi : Création et mise à jour de tableaux de suivi d'activité. - Communication & Documentation : Élaboration de supports de communication, animation d'une documentation papier/informatique. - Relevés de décisions : Rédaction des comptes rendus et relevés de décisions de la division. - Intégration : Accueil des nouveaux arrivants (présentation des procédures et fonctionnements) 3. Organisation des déplacements et des missions - Établissement des dossiers de mission, ordres de mission et documents préparatoires. - Gestion financière & Achats : Saisie dans les bases de données, gestion des commandes, des achats et traitement des notes de frais dans le respect des règles internes. - Coordination externe : Relation et suivi auprès des services supports, fournisseurs et prestataires Le poste requiert une personne méthodique et réactive, dotée d'excellentes capacités rédactionnelles et d'une maîtrise des outils informatiques pour gérer le secrétariat et les dossiers d'appui