POSTE : Responsable Administratif et Opérationnel H/F DESCRIPTION : Nous recherchons un Responsable administratif et opérationnel basé(e) à Bordeaux. - Rémunération : De 30 000 € (2 ans d'expériences) à 40 000 € brut par an - Avantages : télétravail de 3 jours par semaine Convention syntec Ticket restaurant Intéressement (entre 2 et 3k annuel). - Contrat : CDI ETAM 275 2.1 Processus de recrutement : un premier échange téléphonique, puis rencontre en visio et/ou présentiel avec le directeur des opérations. Niveau d'anglais avancé obligatoire L'équipe est composée de 20 consultants répartis sur nos 3 sites DESCRIPTION DU POSTE Rattaché(e) directement au General Manager, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise. Vous êtes le point de coordination central pour de nombreux sujets administratifs, financiers, RH et opérationnels, avec une forte dimension de structuration et d'amélioration continue. Votre rôle consiste à garantir que les processus administratifs sont fiables, fluides et correctement documentés, tout en apportant un support de qualité aux consultants, aux clients et aux équipes internes. À terme, le poste pourra évoluer vers un rôle plus large de coordination et de Chief of Staff, avec une implication croissante dans le pilotage des opérations et l'amélioration de l'organisation. Vos principales responsabilités Finance & comptabilité - Gérer les factures fournisseurs et les achats ; - Préparer et suivre les déclarations de TVA et les déclarations d'échanges de services (DES) ; - Coordonner les échanges avec les cabinets comptables afin de garantir la fiabilité des données financières et le respect des obligations administratives ; - Assurer le suivi des dépenses et des notes de frais via Cleemy ; - Contribuer au suivi des données et reportings financiers. Contrats & facturation clients - Préparer, émettre et suivre les contrats et factures clients ; - Assurer le suivi des signatures, modifications et éventuelles spécificités contractuelles ; - Émettre les factures dans les délais et assurer leur enregistrement dans les outils internes, notamment Salesforce ; - Suivre les factures en attente de paiement et effectuer les relances nécessaires ; - Veiller à la bonne organisation, au classement et à l'archivage des contrats et factures, sur les espaces digitaux et, lorsque nécessaire, au format papier ; - Gérer les inscriptions et démarches sur les plateformes d'achats ou de référencement demandées par certains clients pour permettre le règlement des factures ; - Documenter les situations particulières et maintenir à jour les informations de suivi afin de garantir une parfaite traçabilité des échanges. Ressources humaines - Gérer les tâches administratives liées aux collaborateurs : contrats, onboarding, offboarding, dossiers administratifs et visites médicales ; - Assurer le suivi et le calcul des bonus des consultants ; - Coordonner les éléments nécessaires à la paie avec les équipes et prestataires des trois sites (France, Bulgarie et Italie) ; - Assurer le suivi des congés, arrêts maladie et jours de récupération via Lucca ; - Coordonner avec les comptables la mise à jour des données dans Lucca, Silae et les bases internes ; - Suivre les notes de frais et les dépenses liées aux déplacements professionnels ; - Recueillir les besoins de formation et organiser les sessions de formation ; - Préparer, collecter et contrôler les reportings mensuels des équipes en Italie et en Bulgarie. Office management & logistique - Gérer les fournitures, les achats et les relations avec les prestataires ; - Suivre les contrats fournisseurs, renouvellements et demandes administratives ; - Superviser la maintenance des bureaux et les besoins liés aux locaux ; - Coordonner les équipements et installations informatiques, notamment lors de l'arrivée de nouveaux collaborateurs ; - Organiser les déplacements professionnels : transports, hébergements et inscriptions aux événements ; - Assurer le suivi administratif des dépenses de déplacement, hors déplacements liés aux projets européens gérés directement par les Project Managers ; - Organiser les team buildings et autres événements internes. Communication & gestion de l'information - Être le point de contact privilégié pour les questions administratives des consultants et, lorsque nécessaire, des clients ; - À partir de 2027, assurer l'interface administrative avec les HBU qui centraliseront les demandes des consultants ; - Maintenir à jour les présentations, supports commerciaux, brochures, informations corporate et autres documents de communication ; - Contribuer ponctuellement aux mises à jour du site internet, des réseaux sociaux et des newsletters ; - Maintenir les bases de connaissances internes et les espaces collaboratifs, notamment Gsite ; - Veiller à la cohérence et à l'actualisation des informations disponibles au sein de l'entreprise. Amélioration continue & pilotage Une dimension importa