Descriptif du poste: Services généraux & gestion des locaux * Gestion des fournitures administratives, papier, matériel IT et copieurs, petit mobilier, consommables type boissons, café, etc. * Supervision des services confiés aux prestataires du Cabinet : maintenances diverses, ménage, intervention technique, petits travaux. * Suivi de la vie des contrats de prestation de service et fourniture, dénonciation, renouvellement, mise en concurrence et sélection des fournisseurs et prestataires. * Coordination des déménagements internes et réaménagements des espaces. * Gestion de la téléphonie fixe et de la flotte mobile. * Suivi des demandes de déplacement (voyages, taxis, etc.). * Supervision et rationalisation de la gestion de la documentation papier (ouvrages, revues), des bases documentaires et ressources juridiques numériques selon les besoins. Informatique & télécommunications * Assurer la disponibilité du matériel et des paramétrages des postes informatiques pour les nouveaux arrivants et leur accès au réseau du Cabinet et superviser les départs. * Interface avec le prestataire IT (maintenance, réseau, cybersécurité). * Veille et suivi de l'actualité des logiciels métiers (mise à jour et nouveaux outils). * Suivre le déploiement de nouveaux outils (SharePoint, IA, DocuSign, Zlawyer, etc.). Ressources humaines * Gestion des formalités liées aux arrivées et aux départs * Mise à jour des processus d'onboarding et d'offboarding. * Préparation des contrats sous la supervision des associés. * Gestion du poste accueil et du prestataire en place. * Supervision et animation de l'équipe des assistantes et organisation et suivi des plannings (congés, télétravail). * Gestion administrative du personnel salarié, adhésion mutuelle, médecine du travail, DUE. * Collecte des éléments à transmettre au prestataire de paie. Pour les avocats, coordination avec l'ordre, le SEP. Marketing & communication * Organisation d'événements internes, moments de convivialité team building et d'événements clients. * Sélection et préparation des forums de recrutement (EFB, écoles.). * Coordination de la communication interne (réseaux sociaux, information liée à la vie du Cabinet, supports divers) et relation avec l'agence de communication selon les demandes des associé(e)s. 8. Finance & comptabilité * Mise en place et suivi d'un budget des dépenses des prestataires et fournisseurs. * Vérifier l'assiduité de la saisie des temps avec les assistantes et les associés et mise en place d'un tableau de suivi pour l'analyse. * Echanges avec le cabinet d'expertise comptable pour la partie des charges (note de frais et factures fournisseurs. * Analyse ponctuelles 'éléments de chiffres selon la demande des associés   Profil recherché: * Expérience confirmée en office management, ou gestion support en cabinet d'avocats, cabinet de conseil, entreprise de services ou environnement exigeant. * Polyvalence, sens du service, gestion des priorités et autonomie. * Solides compétences organisationnelles et capacité à piloter plusieurs projets simultanément. * Aisance relationnelle et à manager discrétion, sens de la confidentialité. * Connaissance des environnements IT et appétence pour l'amélioration des process. * Solide connaissance, du pack office (Word Excel et Powerpoint) et d'outil de saisie de temps et facturation. * L'anglais est un plus