Descriptif du poste: Au sein de l'agence Bespoke, nous recherchons un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) pour structurer notre organisation administrative. Rattaché(e) à la Direction, vous intervenez sur trois volets stratégiques : la gestion administrative des ventes (ADV), le bon fonctionnement des locaux et le support de direction. Vos Missions : 1. Administration des Ventes (ADV) - Spécialisation Média Vous assurez la fiabilité du cycle de facturation et le suivi des marges. * Facturation : Émission et envoi des factures clients ; suivi des achats média auprès des différentes régies (Google, Meta, DSP/Programmatique). * Contrôle de gestion média : Réconciliation mensuelle entre les rapports d'investissements média et la facturation réelle (détection et correction des écarts). * Recouvrement : Suivi des échéances, relance clients et gestion des litiges de facturation en lien avec le service comptable. * Suivi administratif : Mise à jour du CRM, validation des bons de commande et archivage des contrats. 2. Office Management & Services Généraux Vous garantissez un environnement de travail fonctionnel et organisé. * Gestion des prestataires : Pilotage des contrats (ménage, maintenance, assurances, énergie) et interface avec le bailleur. * Logistique interne : Gestion des stocks (fournitures de bureau, consommables cafétéria) et des commandes. * Accueil : Réception physique des visiteurs et gestion des coursiers/colis. 3. Assistanat de Direction Vous apportez un support opérationnel quotidien à la Direction. * Gestion d'agenda : Planification et optimisation des emplois du temps complexes. * Organisation de réunions : Logistique des déjeuners d'affaires, réservation de salles et coordination des séminaires. * Administratif divers : Traitement des notes de frais, organisation des déplacements professionnels et aide ponctuelle à la mise en forme de documents. Profil recherché: * Expérience minimum : 4 ans sur un poste similaire, idéalement en agence média, agence de publicité ou structure digitale (la connaissance des cycles de facturation média est un vrai plus). * Compétences techniques : * Maîtrise parfaite de tableurs comme sheet/excel (tableaux croisés dynamiques pour la facturation). * Aisance avec les outils de gestion / facturation. * Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable. * Soft Skills (Savoir-être) : * Rigueur extrême : La partie ADV ne permet aucune erreur de chiffre. * Sens du service : Vous aimez faciliter la vie de l'équipe et de la direction. * Discrétion : Manipulation de données confidentielles (facturation, agendas.). * Débrouillardise : Capacité à trouver des solutions rapides (logistique parisienne, imprévus).