RESPONSABILITÉS : L'Université Lumière Lyon 2 recrute un ou une gestionnaire planning et appui à la scolarité au sein de l'Institut de Psychologie. Missions Le ou la gestionnaire administratif assure, sous l'autorité du RAF adjoint, la liaison entre les responsables pédagogiques, les enseignants et les pôles de scolarité, et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres au domaine de la scolarité. Il ou elle assure des missions de planification pour la gestion des emplois du temps et des examens, et, apporte un soutien aux équipes de scolarité pour toute la gestion des dossiers transverses et l'utilisation des outils de gestion informatique propres au domaine de la scolarité. Gérer les emplois du temps, les plannings, les examens et les salles - préparer les campagnes de planification des enseignements pour toutes les formations de Licence et Masters et assurer la gestion des salles - S'assurer de la compatibilité avec les cours et les salles - Gérer les demandes et affectations de salles en lien avec le service planning - Réserver les salles dans ADE et s'assurer de la qualité des données saisies - travailler avec le pôle ETIP pour les 1ères et 2èmes années de Licence - Recueillir le nom des intervenants, gérer les droits d'accès et les groupes MOODLE - Gérer les demandes de salles pour les évènements de l'Institut - Assurer le rôle de référent ADE pour les scolarités - Participer à l'organisation et la gestion du planning des examens et des soutenances de mémoire - Assurer l'organisation des surveillances d'examen en lien avec les enseignants et la gestionnaire Ressources Humaines pour le recrutement des vacataires, l'élaboration du planning et l'envoi des convocations Gérer les dossiers transverses - Contribuer à la conception d'outils de gestion administrative, de processus et de documents permettant d'améliorer le fonctionnement de la scolarité, assurer le suivi auprès des gestionnaires - Assister sa hiérarchie et les responsables de scolarité dans la mise en œuvre des procédures en lien avec le calendrier de gestion de scolarité (modalités de contrôle des connaissances, composition des commissions pédagogiques, composition des jurys, modifications de maquettes, etc.), compiler les documents en vue de répondre aux demandes de la Direction de la formation - Gérer les recours - Assurer le rôle de référent Archives pour la composante PROFIL RECHERCHÉ : Poste de catégorie C ouvert aux titulaires et contractuels SAVOIRS GÉNÉRAUX, THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des universités et de ses composantes Connaissance de la réforme LMD Connaissance de la réglementation liée à la scolarité Connaissance des normes administratives Maîtrise du calendrier universitaire, connaissance de la gestion administrative SAVOIRS SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL Connaissance de l'enseignement supérieur Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université et de ses composantes SAVOIR-FAIRE Maîtrise des logiciels spécifiques à l'activité (Apogée, ADE, Moodle) Excellente maitrise des outils de bureautique et d'automatisation des systèmes (pack office, en particulier Word, Excel, VBA, Power Automate) Maîtrise des outils de gestion et de communication Maitrise des techniques d'expression orale et écrite Mettre en œuvre une démarche qualité Rédiger des procédures COMPORTEMENTS ATTENDUS Autonomie, Rigueur, organisation et initiative Savoir travailler en équipe Savoir gérer les priorités Sens du contact et de l'écoute, discrétion et diplomatie Méthode, réactivité et capacité d'adaptation Capacité à travailler dans l'urgence SPÉCIFICITÉS DU POSTE Contraintes fortes et disponibilité en fonction du calendrier universitaire Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 23 février 2025 Poste à pourvoir dès que possible Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine) Poste de catégorie C : - ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation - ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable