L'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes: en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24 L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr Les directions fonctionnelles du siège de l'APHP ont des missions de stratégie et de coordination pour le compte de l'institution. L'unicité de l'institution se traduit, notamment, par un schéma directeur des systèmes d'informations et le déploiement uniforme et partagé de logiciels métiers. La DRH de l'AP-HP conduit la politique de gestion des ressources humaines pour l'ensemble des personnels non médicaux. Le département Attractivité et Pilotage RH, au sein de la DRH de l'AP-HP, est composé de 3 pôles : - Pôle données et transformation numérique - Pôle gestion des temps - Pôle attractivité Au sujet de l'appui administratif auprès de la direction, les activités sont les suivantes : - Sur le circuit des achats de la DRH : assurer la gestion des commandes dans SAP de bout en bout pour les achats sur le budget de la DRH : recueil des PJ utiles auprès des demandeurs le cas échant, création des demandes d'achat sur la base des devis signés en amont par les chefs de département et validés, réception et traitement des procès verbaux de services faits, saisie des services faits dans SAP (MIGO), etc. - En complément des 2 assistantes déjà en poste, assurer une gestion dynamique des agendas des directeurs, traiter et assurer le suivi des courriers/notes " entrant et sortant ", assurer l'accueil téléphonique et physique, réceptionner et gérer les mails, ou encore appuyer sur la mise en page / mise en forme de certains documents. Concernant l'appui administratif au département Accompagnement managérial et innovation RH, les activités sont les suivantes : - Gestion administrative, suivi du circuit des achats de bout en bout : gérer les envois et réponses aux appels d'offres, suivre les commandes et se coordonner avec les fournisseurs, réception des commandes, reporting - Appui logistique et actualisation des tableaux de bord - Communication : appui à la mise en page de documents, mise à jour du site Internet, organisation d'événements internes SAVOIR FAIRE -Utiliser les outils bureautiques et métiers (Post Office, SAP, Gestime, GoodMeeting, Word, PowerPoint, Excel) -Maîtriser les usages de SAP marché (formation interne possible) -Capacités de rédaction et d'écriture en français avec une bonne orthographe -Communication orale -Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel -Analyser les demandes et les prioriser -Optimiser les agendas -Accueillir et orienter des personnes -Travailler en équipe et en réseau -Organiser et classer des données, des informations, des documents ; concevoir, adapter, utiliser un plan de classement et d'archivage -Polyvalence SAVOIR ETRE -Réactivité, rigueur et grand sens de l'organisation -Sens des responsabilités, discrétion -Autonomie -Travail en équipe -Adaptabilité et sens de la négociation -Communication facile, aisance relationnelle Une expérience éprouvée en secrétariat de direction, ainsi que dans le domaine des achats est indispensable. Une première expérience sur SAP serait un vrai atout.