Secrétaire de direction (H/F) 84 - AVIGNON
Offre n° 175FVJV
Secrétaire de direction (H/F)
84 - AVIGNON - Localiser avec Mappy
Actualisé le 24 juin 2024
MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES Accueil, information et orientation des professionnels et partenaires Elle est chargée : - des relations avec les structures administratives publiques et divers organismes,- d'assurer l'interface entre sa structure et l'extérieur,- de renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la structure Gestion du secrétariat - Veiller à l'application de la charte graphique de l'Association- Concevoir et mettre en forme tout type de documents, courriers et supports d'information ou de communication- Préparer et assurer le suivi des dossiers administratifs- Préparer les dossiers et ordres du jour et assurer le suivi administratif des réunions (convocations, préparation de dossiers préalables...)- Assister à des réunions et en rédiger les comptes-rendus- Diffuser et coordonner les informations auprès des salariés de sa structure.- Trier, classer, archiver et numériser des documents et des données- Gérer le suivi des parapheurs, vérifier le contenu des éléments mis en signature et alerter la direction si nécessaire Participation à la vie de l'établissement ou du service et aux relations internes - Développer et entretenir une relation de confiance avec la direction et en favoriser la bonne organisation quotidienne - Réceptionner et traiter les informations importantes et veiller à les relayer aux interlocuteurs concernés - Apporter un soutien administratif aux projets et activités de la direction et de l'équipe cadre - Assurer une fonction de gestion et d'organisation administrative au sein du service et collaborer au quotidien avec l'ensemble des équipes du service du personnel - Assurer la circulation de l'information émanant de la direction - Appliquer et veiller au respect de la démarche qualité, des procédures et outils internes - Tenir et mettre à jour des tableaux de bord et bases de données Gestion du personnel - Assurer le suivi administratif des congés du personnel et en vérifier la conformité en lien avec la hiérarchie - Centraliser le planning horaires prévisionnels et réalisés et archiver les fiches horaires des salariés - Participer à la préparation de la paie au sein de la structure : communiquer les éléments préparatoires de paie - Procéder à l'affichage de documents à la demande de la hiérarchie et au retrait des affichages obsolètes : affichages obligatoires et affichages temporaires (notes d'information, notes de service, notes de fonctionnement, avis de vacance de poste, etc.) - Participer à la gestion des contrats de travail : transmettre les demandes d'élaboration à la direction générale, préparer les éléments administratifs nécessaires et en assurer le suivi - Gérer les visites médicales : transmission des convocations des services de santé au travail et suivi informatique - Tenir à disposition du personnel le DUERP Gestion logistique et matérielle du service - Gérer matériellement les réunions institutionnelles : réservation de salles, matériel, réception des participants, repas... - Formaliser et transmettre les déclarations de sinistre aux compagnies d'assurance et en assurer le suivi Autres obligations professionnelles - Respecter les règles de discrétion et de réserve relatives à la confidentialité et au secret professionnel- Exercer ses fonctions avec loyauté/ Agir en concertation avec sa hiérarchie - Lui rendre compte de son activité et l'informer d'éventuels dysfonctionnements substantiels relevés/ Proposer d'éventuelles mesures d'amélioration - Respecter le règlement intérieur de l'Association/ Contribuer au bon fonctionnement général de l'Association et de ses établissements et services - Inscrire son action dans une démarche éthique et responsable/ Agir dans le cadre des politiques et des valeurs définies par l'Association et dans le respect des directives et consignes fixées par la hiérarchie - Exercer ses fonctions dans le respect de la démarche d'évaluation (interne et externe)
- Type de contrat
-
CDD - 7 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- temps partiel
- Salaire
- Salaire brut : Selon convention CCN66
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s) - Même type de posteCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents - Assistant de direction/gestion Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de persévérance
- Faire preuve de réactivité
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Entreprise
A D V S E A
3 à 5 salariés
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