L'assistante de Direction est rattachée à la Direction de la Tranquillité Publique et de la Prévention (DTPP) et exerce sous l'autorité de la Directrice de la DTPP, et de l'Autorité Territoriale, les missions suivantes : Gestion administrative & Logistique de la direction : - Programmer des réunions ponctuelles et récurrentes (Réunion élu / Réunion service PM / Réunion chefs de service (individuelles & communes) / Groupes de travail du CLSPD) et en organiser la logistique (réservation salle, matériel, supports documentaires, convocations, préparation feuille émargement) ; - Rappeler aux participants les réunions à venir (mail et/ou appels téléphoniques) ; - Assurer l'accueil téléphonique ; - Mettre à jour régulièrement et sur initiative les fichiers de coordonnées des partenaires et participants aux réunions ; - Gestion des fournitures ; - Réalisation et suivi des demandes ; - Répondre aux demandes logistiques de l'encadrement direct ; - Mise à jour de l'organigramme de la direction. Gestion des courriers & signalements : - Enregistrer les courriers « arrivée » et « départ » - Dispatcher les courriers entrants aux services par voie dématérialisée ; - Récupération et dépôt physique en Mairie des courriers & parapheurs ; - Suivre le circuit des parapheurs et relancer les services le cas échéant ; - Traitement du courrier de la directrice arrivant sur le futur logiciel courrier et des signalements de nuisances sur la plateforme Toodego : tableau de recensement et de suivi des courriers-demandes/ aide à la recherche d'informations / préparation trames de courriers / alerte en cas de non traitement passé un délai préalablement fixé / relais des réponse apportées aux services intéressés / archivage ; - Traitement des plaintes : fourniture aux services des rapports PM appuyant la plainte, récupération des plaintes déposées, archivage, suivi des plaintes (tableau de suivi.) Ressources Humaines : - Compilation des astreintes et heures supplémentaires rémunérées, relances éventuelles, vérification du bon respect des volumes horaires maximum et transmission pour paiement ; - Transmission RH, suivi des heures majorées et de récupération, information régulière des agents du crédit disponible et rappel des délais de consommation ; - Constitution (version papier & dématérialisée) et suivi du dossier administratif des agents (CV, fiche de poste, arrêté de nomination, carrière, accréditations, évaluation, formations.) ; - Initier et suivre les demandes d'agréments Préfet & Procureur et les demandes d'assermentation (prestation de serment) des agents PM et ASVP ; - Armement (autorisation de port d'armes & abrogation du port d'arme) ; - Accréditation à la conduite et autorisation de remisage des véhicules ; Budget : - Suivi des budgets des services PM / CVSU / Gestion des Risques : suivi régulier et état mensuel adressé à la direction ; - Elaboration de tiers, bons de commande, virements de crédits & traitement des factures du service PM ; Participation à la vie du service : - Participation aux réunions de services : mise en forme ordre du jour, rédaction des comptes-rendus ou relevés de décisions, assistance dans les mesures à initier découlant des échanges ; - Compte-rendu de réunion du CLSPD en comité plénier et restreint ; En l'absence de l'agent titulaire : - Gestion des chiens catégorisés - Autorisations de barbecue