Gestionnaire administratif et financier H/F (H/F) 91 - PALAISEAU
Offre n° 179CLWF
Gestionnaire administratif et financier H/F (H/F)
91 - PALAISEAU - Localiser avec Mappy
Actualisé le 05 septembre 2024
Soyez parmi les 1ers à postuler
Rattaché(e) au pôle chaires et contrats du bureau gestion opérationnelle et en collaboration avec les entités métiers, vous aurez pour rôle l'exécution administrative et financière des différents contrats, en particulier des contrats d'enseignement et de recherche appelés chaires. A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes : 1/ Gestion du budget : * Suivre l'exécution budgétaire des contrats ; * Alimenter des tableaux de bord ; * Prendre part aux activités de reporting financier ; * Conseiller les responsables scientifiques des contrats en vue des prévisions budgétaires ; * Travailler en étroite relation avec les responsables scientifiques des contrats ; 2/ Gestion des commandes : * Contrôler et traiter les demandes d'achat ; * Veiller au respect des règles et procédures (code de la commande publique) ; * S'assurer du respect des budgets des contrats ; * Constater les livraisons et la réalisation des prestations (constatation du service fait) ; * Suivre le paiement des fournisseurs en lien avec le service Comptable de l'École ; 3/ Gestion administrative des recrutements et des stages : * S'assurer du respect des budgets des contrats ; * Préparer les dossiers de demandes de recrutement et de vacation : collecter les informations et documents nécessaires pour l'instruction des demandes, suivre les procédures de demande de recrutement et de vacation, solliciter les visas et signatures auprès des services compétents, informer les responsables scientifiques des contrats des délais et procédures. * Préparer les dossiers de stage : collecter les informations et documents nécessaires pour l'instruction des dossiers de stage, relire les conventions de stage et les compléter/corriger au besoin, suivre la procédure de signature des conventions de stage, préparer et faire signer les attestations de présence mensuelles. 4/ Gestion des déplacements professionnels : *Instruire les demandes de missions : établir les ordres de mission, réaliser les réservations de transport et d'hébergement. * Effectuer les demandes de remboursement de frais : collecter et contrôler les pièces justificatives, enregistrer les documents justificatifs dans le logiciel dédié, suivre la réalisation du paiement. De manière générale, apporter son soutien à sa hiérarchie pour toute décision administrative et financière et collaborer étroitement avec les autres membres de la direction. Activités complémentaires : * Participer aux réunions transverses en matière de gestion ; * Participer aux travaux contribuant à la performance de la fonction financière et notamment la comptabilité analytique, l'aide à la décision, l'optimisation des processus et aux travaux d'optimisation continue de la DAF et à la performance financière de l'établissement. Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle. L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.). Vous êtes notre perle rare car : Vous êtes titulaire d'un diplôme BAC+2 en administration et/ou gestion financière. Une première expérience est un plus. Vous avez le sens de la confidentialité, savez travailler en équipe, êtes rigoureux(se), et organisé(e). Des compétences en anglais sont un plus.
- Type de contrat
-
CDD - 36 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : en fonction du profil
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac+2 ou équivalents technique administrative - Administration et Finance
Langue
- Anglais
Informations complémentaires
- Qualification : Agent de maîtrise
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
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