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Offre n° 181WWXG
Agent de bureau (H/F)
13 - ARLES - Localiser avec Mappy
Actualisé le 30 septembre 2024
Nous recherchons pour notre structure, un(e) agent(e) de bureau pour réaliser les missions suivantes : Vous avec une bonne orthographe. Vous êtes réactif(ve), rigoureux(se), polyvalent(e). Vous maitrisez les logiciels word, excel. la gestion des plannings, les appels téléphoniques. Vous avez un bon relationnel et êtes bienveillant. 1. SATISFACTION DES MISSIONS Renseigner la fiche de mission pour une nouvelle demande (données administratives, détails de la demande) pour nos structures Rechercher un salarié d'OSIRIS ou d'OSIRIS PLUS disponible pouvant répondre à la demande. Rédiger la lettre de mission OSIRIS PLUS et la faire signer au salarié en lui remettant les consignes de travail. Renseigner les logiciels MEDYSIS et GTA (planning, accord, contrat ) et éditer les documents nécessaires (planning, le relevé d'heures, contrat, ) Informer la personne aidée du nom de l'intervenant et du planning d'intervention. 2. SAISIES DES DONNEES Faire les plannings mensuels sur MEDYSIS et GTA Saisir les informations administratives d'un nouvel employé dans les logiciels MEDYSIS ou GTA Saisir les informations administratives d'une nouvelle personne aidée dans les logiciels MEDYSIS ou GTA Mettre à jour le planning MEDYSIS et GTA 3. Suivi des pointage DOMIPHONE Vérifier régulièrement les erreurs de pointages en cours de mois Relancer les salariées pour obtenir un justificatif avant de corriger les erreurs Saisir mensuellement les corrections et les pointages pour les missions où il n'y a pas de téléphone. Ces saisies doivent être vérifiée dès réception de la feuille de correction ou la feuille de pointage. En fin de mois demander un état récapitulatif des pointages DOMIPHONE pour les transmettre à la comptable. En accord avec la comptable valider la PRE FACTURE après avoir réalisé les corrections si besoin 4. ACCUEIL ET INFORMATION Assurer l'accueil téléphonique et physique. Faire suivre les appels téléphoniques vers les personnes sollicitées Renseigner les publics sur le fonctionnement des associations, les tarifs, les prestations et les aides dont elles peuvent bénéficier en fonction de leur situation. Informer les candidats à un emploi des différentes modalités de recrutement et proposer un RDV. Informer et renseigner les salariés Gestion des clefs (renseigner le classeur de suivi, récupérer les clefs et les distribuer) Renseigner le cahier des messages Vous travaillez du lundi au vendredi en semaine de 4 jours de 8h30 à 18h, pause incluse. Un jour de repos fixe par semaine: le jeudi.
- Type de contrat
-
CDD - 3 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Horaire de 11.65 Euros
- Chèque repas
- Mutuelle
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s) - dans le domaine de l'insertionCette expérience est indispensable
Formation
- Bac ou équivalent - BAC PRO secrétariat Cette formation est indispensable
Compétences
- Maîtrise du PACK OFFICECette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative
- Gestion administrative du courrier
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
- Utiliser les outils numériques
- Très bon relationnel
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Aide à domicile
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