STRUCTURE : L'association Enfance et Musique travaille sur l'éveil artistique et culturel du très jeune enfant : animation d'un centre de formation, réseau national d'acteurs de l'éveil artistique, secteur spectacle très jeune public. Le poste est au sein du centre de formation : pluridisciplinaire (musique, danse, arts plastiques, littérature, etc.), il s'adresse à tous les professionnels (petite enfance, culture, médico-social, artistes, etc.) qui agissent ou souhaitent agir auprès des tout-petits. POSTE : Assistant(e) administratif(ve) du Centre de formation Enfance et Musique. Sous l'autorité de la directrice du centre de formation, la personne aura en charge le suivi administratif du centre de formation. PRINCIPALES MISSIONS : Accueil : - Accueil téléphonique et physique - Renseignement sur l'offre de formation et les conditions d'accès - Analyse et transmission des messages si l'interlocuteur ne peut être joint - Participation aux ouvertures des sessions de formations et accueil des participants Suivi administratif des formations : 1/ Accueil téléphonique, mail/courrier, envoi de documentations 2/ Établissement des dossiers administratifs de formation : - En lien avec la responsable du centre de formation, réception et étude des demandes de formation - Transmission aux formateurs des demandes de formations sur mesure - Élaboration et responsabilité de la gestion des documents obligatoires liés au parcours de formation : devis, conventions, convocations, attestations de suivi de formation, etc. - Création et gestion du suivi des sessions de formation dans le logiciel de formation - Saisie et actualisation de l'offre de formation sur les sites Internet de référencement des formations 3/ Échanges avec les formateurs : - Suivi des actions de formation avec les formateurs et la responsable du centre de formation - Gestion de la logistique concernant les déplacements des formateurs en province (réservations hôtel, billets de train, envoi de matériel pédagogique, réalisation des dossiers formateurs). - Gestion du planning annuel des formateurs - Traitement des notes de frais des formateurs 4/ Gestion du suivi en cours de formation et post-formation : - Suivi et traitement de plusieurs dossiers de formation en parallèle - Facturation des actions - Classement et archivage des dossiers - Gestion du suivi des processus liés à la certification Qualiopi 5/ Divers : - Participation à des salons professionnels en Île-de-France ou en province (3 ou 4 fois par an). - Participation à la vie générale de l'association en relation avec les collègues des autres secteurs pour un fonctionnement en cohérence avec le projet de la structure. PROFIL RECHERCHÉ Qualifications : - Formation diplômante en secrétariat et/ou administration - Expérience dans le domaine du secrétariat ou de l'administration d'au moins 3 ans - Une expérience dans le secteur formation professionnelle et/ou associatif et/ou culturel serait un plus Compétences : - Maîtrise des outils informatiques (suite bureautique pack office, google workspace) et bonne adaptation aux nouveaux logiciels (logiciel de formation, portails publics de dépôts de factures) - Qualité relationnelle en interne et avec les clients - Savoir travailler en autonomie au sein d'une équipe - Grande organisation, rigueur, efficacité. - Savoir mener de front plusieurs dossiers, hiérarchiser les urgences, gérer les imprévus - Esprit de synthèse et d'analyse - Goût du travail en équipe. - Un intérêt pour les champs artistiques et petite enfance est le bienvenu Horaires : lundi 8h30-13h 14h-18h, mardi 9h-13h 14h-18h, mercredi 9h-13h 14h-18h, jeudi 14h30-18h, vendredi 9h-13h 14h-18h. Soit 36h/semaine, dont 1h de rtt (soit 47h de rtt/an). Congés : 5 semaines par an dont 3 obligatoirement en août aux dates de fermeture de l'association. Avantages : chèques déjeuner, mutuelle, 50% pass navigo.