ACTIVITES PRINCIPALES Accueil du public, visiteurs, entreprises, adhérents, bénévoles, salariés, intervenants - Assurer les appels téléphoniques : - Écouter les messages vocaux et rappeler les interlocuteurs si besoin ou transmettre les informations à la personne concernée par le message dans les plus brefs délais - Répondre au téléphone : répondre aux interlocuteurs et les renseigner correctement en fonction de leur demande ou transférer l'appel à la personne concernée - Manipuler le logiciel métier de l'association (EGYLA): - Créer un compte famille - Saisir, supprimer et modifier des commandes - Créer une facture ou un avoir - Inscrire un adhérent sur une activité et stage jusqu'au règlement par téléphone à distance ou au bureau - Savoir renseigner un adhérent sur la situation de son compte famille - Manipuler les imports Excel des données enregistrées : tableau des adhérents par section, par âge, par sexe,. - Gestion des mails : - Transférer les mails importants aux personnes concernées dans les plus brefs délais - Envoyer des mails groupés aux adhérents / salariés, intervenants et bénévoles en ayant bien connaissance du mail transféré - Etablir les reçus fiscaux CERFA : - Etablir les reçus fiscaux CERFA de dons n° 11580*03 aux adhérents et sociétés - Etablir les reçus fiscaux CERFA n° 11580*03 concernant les frais kilométriques des bénévoles - Faire un suivi sur tableau excel de tous ces CERFA - Gestion des adhérents : - Vérifier les données des adhérents et relancer s'ils manquent des documents ou règlements - Gestion du pôle jeunesse : - Récolter les dossiers de renseignements des enfants inscrits au pôle jeunesse et s'assurer qu'ils soient complets (informations demandées complétées + attestation assurance demandée + photo + avis d'imposition ou facture de cantine + attestations employeurs des parents à jour + règlements) - Compléter les fichiers Excel du pôle jeunesse (fichiers saisie APS + fréquentation présence + fichier « inscription rentrée » concerné pour chaque école + fichier des CAL vacances) - Relancer les parents s'ils manquent des documents ou règlements - Gestion administrative : - Envoie de courrier simple ou en recommandé - Noté le courrier dans le tableau excel « suivi du courrier » - Rédiger des courriers demandés par le directeur ou autre responsable hiérarchique - Diffuser les informations demandées par les responsables de sections après validation du directeur - Distribuer le courrier reçu à chaque personne concernée ACTIVITES SUPPLEANTES - Participation à l'élaboration, à la réalisation et aux rangements des manifestations événementielles - Participer à l'organisation et au déroulement des assemblées Générales ordinaires et extraordinaires - Participation éventuelle sur demande à certains conseils d'administrations ou réunions de commissions COMPETENCES REQUISES - Connaitre l'association, son histoire, son fonctionnement - Aisance rédactionnelle avec parfaite maîtrise de l'orthographe et des règles typographiques - Maitrise du logiciel métier - Maitrise des outils informatiques et bureautiques (Microsoft Office Word, Excel,.) - Maitrise de la boîte mail Outlook et Microsoft 365 - Maitrise d'internet - Travail en équipe et en autonomie - Respecter le projet associatif - Connaître le fonctionnement global de l'association (à qui s'adresser si problème rencontré, l'organigramme de l'association, les tâches et activités de chacun des salariés, bénévoles et intervenants, les activités proposées aux adhérents, les manifestations prévues par l'association,.) - Gérer son temps dans l'organisation des tâches en fonction des priorités - Respecter les consignes du responsable hiérarchique - Savoir remonter des informations utiles et significatives aux bons interlocuteurs : auprès des services administratifs, adhérents, direction, président de section,... - Transmettre les informations liées aux ressources humaines au comptable et au Directeur (absences justifiées, CP, maladie, ..) - Faculté d'adaptation