Missions principales de l'agent-e : Placé-e sous l'autorité du responsable du département de la formation médicale continue, le/la gestionnaire administratif-ve devra assurer les activités de gestion administrative générale au sein du département de la formation médicale continue. Activités principales : Assurer le suivi administratif des activités du service en renfort et appui Assurer le suivi des actions de formation, leur habilitation, en appui Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes, mettre à jour le site internet Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations Gestion « scolarité » des stagiaires : Saisie des inscriptions et enregistrements des droits universitaires. (Apogée) Édition et envoi des certificats de scolarité. Gestion et organisation des sessions d'examen : Convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats-es et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat et réalisation des procès-verbaux Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents) Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé. Recensement et envoi des compositions de jury d'examen des DU et DIU pour signature à la présidence au 15 décembre au plus Recensement des modalités de contrôle des connaissances des DU et DIU Gestion « formation continue » des stagiaires : Enregistrement des frais de formation sur logiciel Édition et envoi de l'attestation de paiement Gestion administrative du département : Mise à jour des ressources documentaires de chaque année universitaire Co-gestion de la campagne de renouvellement des tarifs Mise à jour du dossier d'inscription et des documents (Fiche tarif et contact, contrat de formation, attestation de prise en charge) Édition et envoi des dossiers d'inscription aux secrétariats pédagogiques Édition des recettes par formation, pointage des contrats/conventions et factures Co-coordination avec les secrétariats pédagogique pour la gestion des différentes formations Mise à jour du tableau des formations Profil Connaissance, savoir : Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur Notions « de base » de la réglementation de la formation continue du secteur santé Savoir-faire : Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d'information S'exprimer de façon claire et concise Qualité d'expression écrite et orale Rechercher l'information, la vérifier et la classer Rédiger des documents simples d'information et de communication Se documenter auprès des professionnels-les pour actualiser et vérifier l'information à donner Utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme Savoir-être : Qualité relationnelle et sens de l'accueil du public Rigueur et polyvalence Capacité d'adaptation et de travail en équipe Capacité de travailler en autonomie Être vecteur-trice d'initiatives dans le cadre de ses attributions