Au sein du cabinet de la présidence de Sorbonne Université. Vous souhaitez apporter vos compétences et votre motivation pour faciliter l'action d'une équipe élue ; vous avez envie de travailler dans un environnement stimulant auprès de la présidence d'un établissement de premier plan dans l'enseignement supérieur, la recherche et l'innovation ; vous souhaitez rejoindre une équipe soudée, bienveillante et pleinement engagée au service de la communauté de Sorbonne Université ; vous avez une expérience dans l'assistanat de direction ; vous aimez apporter des solutions face aux aléas et défis d'un collectif ; rejoignez le cabinet de la présidence de Sorbonne université ! Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans). Mission : Placé sous l'autorité du chef ou de la cheffe de cabinet, au sein d'une équipe de 4 assistantes et assistants et en interaction étroite avec des attachés, l'assistant ou d'assistante de la présidence assure l'organisation de l'agenda et de l'activité des vice-présidentes et vice-présidents, et assiste le cabinet dans l'exécution de ses activités notamment événementielles et protocolaires. Activités principales : - Gestion des agendas de vice-présidentes et vice-présidents (VPs) et appui logistique o Organisation et gestion des agendas des VPs o Préparation des rendez-vous en étroite relation avec les VPs et les membres du cabinet : montage de réunions, réservation de salles et de visioconférences, préparation dans l'agenda des ordres du jour et participants, préparation du dossier, accueil o Interaction et suivi des demandes des VPs auprès des interlocuteurs internes et de partenaires, y compris internationaux o Traitement et rédaction de mails et courriers simples, appels o Suivi des signatures, pouvoirs et participations des VPs aux instances internes et extérieures o Préparation et mise en œuvre des déplacements des VPs, en relation avec le service chargé des réservations : cadrage logistique, identification des billets et de l'hébergement, ordres de mission o Passation de commandes en lien avec l'agenda des VPs : prestations traiteurs, achats logistiques - Accompagnement du cabinet et appui logistique o Appui à la gestion logistique des événements portés par la présidence, en lien étroit avec le chef ou la cheffe de cabinet et les attachés o Organisation des contacts de la présidence, trombinoscopes internes et externes o Construction et mise à jour de listes de diffusion fiabilisées au fil de l'eau o Diffusion de documents et archivage rigoureux. o Participation à des réunions de cabinet. o Suivi du calendrier des instances et des réunions de gouvernance avec les composantes o Suivi des demandes d'interventions informatiques, de fournitures de bureau, de prestations événementielles, en relation avec le service gestionnaire (bons de commandes, facturations, etc.) Autres activités : Dans le cadre de l'organisation mise en place par le chef ou la cheffe de cabinet : - binôme avec la seconde assistante de la présidence pour la gestion de l'agenda des VPs et remplacement en cas de congés ou d'absence - Coordination avec l'assistante personnelle de la présidente et avec le gestionnaire des services généraux Conduite de projets : Noi Encadrement : Non Conditions particulières d'exercice : Afin d'assurer la continuité du service au sein du secrétariat du cabinet : - Organisation horaire à convenir dans le cadre d'une activité sur site du cabinet de 8h30 à 18h30. Les horaires de l'assistant ou de l'assistante de la présidence s'organisent dans ce cadre et en cohérence avec les horaires de l'assistant personnel ou l'assistante personnelle de la présidente. - Organisation des plages de permanence physique et téléphonique en alternance avec l'assistant personnel ou l'assistante personnelle de la présidente - Congés à prendre en coordination avec les autres assistantes et assistants de la pr