DÉFINITION Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, l'assistant administratif H/F assure la coordination du pôle « Aide ». Polyvalent, rigoureux et doté d'un excellent relationnel, il coordonne les différents interlocuteurs et participe à la tenue des dossiers de prise en charge et d'admission ainsi qu'à la gestion des plannings. SITUATION ACTUELLE - CIAS Arlysère - Sous l'autorité du responsable du pôle « Aide » CONDITIONS D'EXERCICE - Lieu : Bâtiment de l'EAS à Albertville - Temps de travail : Temps complet (35 heures hebdomadaires) - Contrat : CDD d'un an renouvelable - Conditions de travail : Horaires réguliers avec possibilité de variation d'amplitude en fonction des obligations du service - Travail en bureau - Disponibilité - Continuité de service MISSIONS 1. Assurer la gestion administrative du pôle « Aide » - Constituer les dossiers bénéficiaires, procéder à leur renouvellement, leur mise à jour, leur suivi et saisir les prises en charges des bénéficiaires - Réaliser les plannings des aides à domicile et procéder aux modifications nécessaires en lien avec la télégestion mobile - Participer à la mise en œuvre et au suivi des plans d'aide et veiller à leur bon déroulement - Participer à la mise à jour et au suivi de la réalisation du projet personnalisé des bénéficiaires - Suivre les hospitalisations et les absences des bénéficiaires et élaborer les états récapitulatifs correspondants - Accompagner les aides à domicile au quotidien et sur les nouvelles prises en charge et au quotidien - Mettre à jour les documents relatifs aux astreintes effectuées par les aides à domicile après validation avec les coordinateurs - Participer, si besoin, aux visites à domicile dans le cadre du suivi des bénéficiaires - Assurer la remontée des éléments de paie avec le service RH et les coordinateurs - Assurer la facturation du service - Contribuer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux agents et stagiaires - Transmettre dans les délais les statistiques et les éléments nécessaires au bon fonctionnement du service - Assurer la diffusion d'informations - Photocopier, trier, classer et archiver les documents - Signaler les dysfonctionnements et les anomalies - Prendre le relais des activités et assurer le remplacement des collègues empêchés 2. Assurer la gestion administrative du portage de repas à domicile et téléalarme - Constituer les dossiers de prise en charge pour le portage des repas et la téléalarme, assurer leur suivi et leur mise à jour - Transmettre aux cuisines centrales et au prestataire de téléalarme les éléments nécessaires - Suivre toutes les demandes et problématiques - Suivre et gérer la télégestion mobile de portage des repas en lien avec les livreurs et les bénéficiaires - Gérer la facturation, le prélèvement automatique des factures et suivre les règlements en lien avec le service financier - Compléter les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité et à la réalisation des statistiques du service - Editer et transmettre annuellement les attestations fiscales aux bénéficiaires ainsi que les questionnaires de satisfaction - Assurer le suivi des courriers PROFIL - Requis : Permis B en cours de validité - Souhaité : Expérience sur un poste similaire SAVOIRS - Maîtrise de l'outil bureautique - Qualités rédactionnelles SAVOIRS ÊTRE - Discrétion et respect de la confidentialité - Organisation - Ecoute et adaptation aux différents interlocuteurs - Rigueur CONDITIONS D'EMPLOI - Rémunération selon les grilles statutaires avec régime indemnitaire - Participation employeur prévoyance et mutuelle si le contrat est labelisé - Possibilité d'adhérer au COSI et au CNAS en fonction de l'ancienneté - Forfait mobilité durable - Titres restaurant - Accès à un coffre-fort numérique