Organisme de formation et de conseil recrute pour son bureau de SAINTES un(e) assistante administrative / Assistant administratif. En relation avec toute l'équipe, vous veillez à réaliser le traitement administratif des prestations (accompagnement/formation) - Accueil téléphonique (clientèle, partenaires) : prise de RDV sur les agendas des conseillers, réponses directes aux questions, aiguillage des appels - Accueil physique des porteurs de projet - Rangement et organisation de l'accueil - Travail général de secrétariat : o Traitement du courrier (entrant/sortant, poster le courrier.) o Traitement des emails o Classement et archivage numérique des dossiers o Maintenance générale (local, outils informatique, copieurs.) o Inventaire des outils informatique o Frappe de documents divers - Gestion des agendas des collaborateurs - Gestion des prestations : Préparation des dossiers clients pour les RDV des chargés d'affaires, contrôle du contenu des dossiers clients et vérification que toutes les pièces administratives sont présentes (quotidiennement), mise à jour de nos tableaux de suivi - Réalise l'administration et le suivi des formations o suivi des procédures d'inscription EDOF/CPF, o tenu des tableaux d'inscription à nos actions de formations, o réalisation des plannings personnalisés, relance des inscrits, coordination des salles et des dossiers de formations, o suivi des stagiaires (signatures feuilles d'émargement, attestations d'assiduité, attestations de fin de stage, dossiers complets.), - Facturation des prestations et des formations, suivi des créances et relance mensuelle - Travail avec le service comptable (préparation et transmission des pièces comptables) - Rend compte et travaille en directe avec la direction