Sous la responsabilité de la Directrice, et sous l'autorité déléguée du Responsable de Pôle, vous exercez votre mission en Secrétariat administratif et pédagogique des formations sur les pôles animation et accompagnement du quotidien et formation professionnelle. Votre rôle est d'assurer le secrétariat en lien avec l'équipe pédagogique pour assurer l'organisation et le bon déroulé des formations dans le respect de la démarche qualité mise en œuvre. Dans une logique de continuité de service, vous coopérez avec les autres secrétaires des pôles et des autres sites de l'ITES et participez activement à la vie de l'établissement. Votre activité s'organise autour des domaines suivants : - Gestion des formations : accueil physique et téléphonique des étudiants et des stagiaires ; suivi administratif des parcours (conventions de formation, convocations, feuilles d'émargement, suivi des présences, attestations de formation, évaluations, synthèse pour le commanditaire..) ; veille, préparation et diffusion de toute information utile au bon déroulement de l'organisation matérielle et logistique des formations (salles, accueil, matériel, supports pédagogiques, organisation des déplacements, soutien aux formateurs occasionnels et aux intervenants.) ; participation au suivi pédagogique des formations en relation avec l'équipe pédagogique et le Responsable de pôle. - Gestion documentaire des activités : traçabilité des correspondances, collecte et gestion des documents (supports pédagogiques, contrats, conventions, listes d'émargement, attestations, tout document utile au suivi.), classement, archivage. - Démarche qualité : collecte et actualisation de tout document utile à la démarche qualité ; identification des points de progrès et proposition de pistes d'amélioration. Formation initiale en secrétariat, niveau 4 exigé - Expérience souhaitée dans le secrétariat pédagogique au sein d'un organisme de formation - Bonne maîtrise des outils bureautiques - Rigueur dans la gestion de volumes importants de données - Anticiper, planifier et adapter de manière autonome l'activité pour garantir les échéances - Travailler de manière collaborative avec des interlocuteurs internes et externes. - Le sens de l'accueil, de l'écoute, le goût du contact, la disponibilité et la confidentialité sont autant de qualités attendues dans l'exercice de cette mission de secrétariat. Envoyer lettre de motivation + C.V. avant le 29 janvier 2025