PREREQUIS - Maîtrise de l'outil informatique et bureautique PRESENTATION DU LIEU D'EXERCICE ET DE L'EQUIPE DE TRAVAIL Composition de la Direction des Usagers, de la Qualité et des Affaires générales (DUQAG) - Directrice - 1 Assistante de Direction - 2 Ingénieurs Qualité (1,8 ETP) - 1 Assistant Qualité Cette Direction s'inscrit dans un contexte de relations particulièrement fortes avec les autres unités ou services de la DUQAG, notamment le Bureau des Entrées, les Archives et l'unité Qualité Gestion des Risques, comme avec l'Accueil soignant, les services de soins ou logistiques ou certaines instances dans le cadre des attributions de la DUQAG. Autres services : - Bureau des Entrées - Gestion des Biens / Régie des Usagers - Communication - Documentation - Archives - Aumôniers MISSIONS - Accueil téléphonique et physique des usagers et de l'entourage, des représentants des usagers, etc. - Réception et gestion des demandes de communication de dossiers médicaux - Recueil des plaintes et doléances - Requalification et relance des réponses à apporter aux événements indésirables en lien avec l'ingénieur Qualité-Gestion des Risques - Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels - Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes d'information - Classement et archivage des documents propres au service - Gestion des agendas - Organisation et planification de réunions - Préparation et suivi de dossiers - Création de modèles types, mise en forme de procédures, etc. - Prise de notes et rédaction de comptes rendus - Reproduction de documents - Gestion des fournitures et matériels de bureau - Mise à jour des imprimés utilisés par le service et de la documentation utilisée COMPETENCES REQUISES Connaît : - Techniques de secrétariat - Classement et archivage - Techniques d'accueil téléphonique - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Sait : - Utiliser les fonctionnalités avancées des logiciels informatiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de bases de données, etc.) - Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques - Renseigner les interlocuteurs dans le domaine qui lui incombe - Définir et réaliser un plan de classement - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, procès-verbal, procédure, tableaux, plannings, etc.) - Travailler en équipe - Organiser et prioriser les activités de secrétariat - Gérer les urgences - S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés - Faire preuve de diplomatie - Faire preuve de discrétion professionnelle - Faire preuve d'adaptabilité (liée aux procédures, à la règlementation, aux méthodes de travail, etc.) - Faire preuve de rigueur - Faire preuve de rapidité d'exécution COMPETENCES A ACQUERIR - Maîtriser de nouveaux logiciels spécifiques à l'activité (logiciel de gestion documentaire et Fiches Évènements Indésirables) RELATIONS HIERARCHIQUES Est placée sous l'autorité du chef d'établissement, de la Directrice de la DUQAG RELATIONS FONCTIONNELLES Autres directions de l'établissement et ensemble des services de l'établissement HORAIRES Sur la base de 35 heures par semaine du lundi au vendredi DEPLACEMENTS A ENVISAGER / CONTRAINTES PARTICULIERES - 1 ETP - Participer à des réunions - Possibilité de faire des heures de travail au-delà de cet horaire pour les besoins du service CDD RENOUVELABLE Pour tous renseignements, s'adresser à Madame DJERAYE (leila.djeraye@ch-montperrin.fr), Madame BUSSIERES (claire.bussieres@ch-montperrin.fr) ou Madame NOEL(louise.noel@ch-montperrin.fr) Les candidatures sont à envoyer à la Direction des Ressources Humaines avant le : 16 février 2025